Ministerio de Hacienda y de Crédito Público
Decreto 1406 de 1999
(Julio 28 de
1999)
Por el cual se
adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones
para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de
Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes
que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en
especial de las conferidas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución
Política, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo
dispuesto por el artículo 91 de la Ley 488 de 1998, el
Gobierno Nacional debe poner en operación el Registro Único de Aportantes al
Sistema de Seguridad Social Integral, con el fin de que el mismo se convierta
en herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley
establece en materia de seguridad social y para la adecuada prestación de los
servicios y reconocimiento de los derechos que ella contempla;
Que una de las
obligaciones que la ley establece en materia de seguridad social, y de la cual
depende la viabilidad financiera del Sistema de Seguridad Social Integral,
consiste precisamente en el pago oportuno y completo de los aportes que
financian dicho Sistema, para lo cual resulta conveniente establecer un
mecanismo que resulte adecuado y eficiente,
DECRETA:
CAPITULO
I
Definiciones
Artículo 1. Alcance de las expresiones «Sistema», «Entidad
Administradora», «Administradora», «Aportante» y «Afiliado».
Para los efectos del presente
decreto, las expresiones «sistema», «entidad administradora», «administradora»,
«aportante» y «afiliado» tendrán los siguientes alcances:
«Sistema» se refiere
al Sistema de Seguridad Social Integral definido en el capítulo I de la Ley 100 de 1993.
«Entidad
administradora» o «administradora» comprende a las entidades administradoras de
pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, a las
entidades administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con
solidaridad, a las Entidades Promotoras de Salud, EPS y demás entidades
autorizadas para administrar el régimen contributivo del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, SGSSS, y a las Entidades Administradoras de Riesgos
Profesionales, ARP.
«Aportante» es la
persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad
administradora de cumplir con el pago de los aportes correspondientes a uno o
más de los servicios o riesgos que conforman el Sistema y para uno o más
afiliados al mismo. Cuando en este decreto se utilice la expresión
«aportantes», se entenderá que se hace referencia a las personas naturales o
jurídicas con trabajadores dependientes, a las entidades promotoras de salud,
administradoras de pensiones o riesgos profesionales obligadas a realizar
aportes correspondientes al Sistema, a los rentistas de capital y demás
personas que tengan capacidad de contribuir al financiamiento del SGSSS, y a
los trabajadores independientes que se encuentren afiliados al Sistema de
Seguridad Social Integral.
«Afiliado» es la
persona que tiene derecho a la cobertura de riesgos que brinda el Sistema. En
el caso del Sistema de Seguridad Social en Salud, los afiliados distintos del
cotizante recibirán la denominación de beneficiarios. Igual denominación
tendrán las personas que, por mandato legal, están llamadas a recibir las
prestaciones de carácter indemnizatorio que contempla el Sistema.
Artículo 2. Alcance de la Expresión «riesgos». Para los efectos del
presente decreto, la expresión «riesgos» comprende los eventos que están
definidos en los sistemas General de Pensiones, de Seguridad Social en Salud y
General de Riesgos Profesionales, regulados por la Ley 100 de 1993, el Decreto 1295 de 1994
y sus decretos reglamentarios.
Artículo 3. Otras definiciones. Para los efectos del
presente decreto, las expresiones contenidas en este artículo tendrán los
siguientes alcances:
«Órganos de Control»
comprende al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, al Ministerio de Salud y
a las Superintendencias Bancaria y de Salud, los cuales ejercen, en el marco de
sus propias competencias, funciones de control del cumplimiento de las
obligaciones que la ley establece para con el Sistema. En cada caso, esta
expresión se entenderá referida a la entidad o entidades que ejerzan, conjunta
o separadamente, las tareas de inspección, vigilancia y control con respecto a
una entidad administradora, aportante o riesgo, según resulte pertinente.
«Cotización base»
corresponde al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permanentes
suministrada por el aportante, configura el monto total periódico de las
cotizaciones a su cargo frente a cada una de las administradoras.
«Novedades» comprende
todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o
de las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema.
Las novedades pueden
ser de carácter transitorio o permanente:
a) Novedades
transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones
económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del
contrato de trabajo y variaciones no permanentes del Ingreso Base de
Cotización, y
b) Novedades
permanentes son las que afectan la cotización base a cargo del aportante en
relación con una determinada entidad administradora, tales como ingresos al
sistema, cambios de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y
cambios permanentes en el Ingreso Base de Cotización, trabajadores dependientes
al servicio de más de un patrono, cambio de condición de independiente a
dependiente, o viceversa.
CAPITULO
II
Obligaciones
y deberes formales
Artículo 4. Obligados a cumplir los deberes formales. Los aportantes
deberán cumplir las obligaciones y deberes formales establecidos en la ley o el
reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.
Artículo 5. Inscripción en el
Registro Único de Aportantes. Los obligados al pago de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral deberán inscribirse en el registro que, para los distintos
riesgos que administren, conformarán las entidades administradoras.
Quienes inicien
actividades deberán inscribirse, e inscribir sus Sucursales y Centros de
Trabajo, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus
operaciones y, en todo caso, previamente a la vinculación de sus trabajadores
al Sistema.
Aquellos aportantes
que cesen definitivamente las actividades cuya realización pueda dar origen a
obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, deberán informar
de tal hecho a las entidades administradoras de los riesgos por los cuales
tenían la obligación de pagar aportes. Dicha información deberá suministrarse
dentro de los treinta (30) días siguientes al cese definitivo de actividades.
Con base en la misma, y previa verificación por parte de la entidad
administradora, se procederá a la cancelación de la inscripción en el registro
de que trata el presente artículo.
Los aportantes estarán
igualmente obligados a reportar toda novedad que se presente con relación a su
identificación en el registro, tales como cambios de dirección, razón social,
cambio de actividad económica, apertura o cierre de sucursales o centros de
trabajo. Dicha información deberá suministrarse dentro de los treinta (30) días
siguientes a su ocurrencia.
La información
relativa a la actividad económica se suministrará de conformidad con la
clasificación adoptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin
perjuicio de la aplicación que, para efectos de la liquidación de aportes en
materia de riesgos profesionales, deba hacerse de la clasificación de
actividades económicas establecida por el Decreto 2100 de 1995, y las demás
normas que lo modifiquen o adicionen.
Artículo 6. Administración y fines del Registro Único de
Aportantes.
Con base en las especificaciones técnicas que han establecido las
Superintendencias Bancaria y de Salud, el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público adelantará las gestiones que permitan llevar a cabo el desarrollo del
Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral de que
trata el artículo anterior, y su puesta en operación, de acuerdo con lo
establecido el inciso 3º. Del artículo 91 de la Ley 488 de 1998. Dicho
registro podrá servir de base, si así se estableciere en el futuro, de un
Sistema Unificado de Recaudo de los aportes en materia de Seguridad Social.
Las Superintendencias
Bancaria y de Salud establecerán, conjuntamente, las condiciones y requisitos que
deberán cumplir las entidades administradoras para efectuar el suministro de
información que manejen en sus registros, a fin de garantizar que el Registro
Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral cuente con
información completa, confiable y oportuna, y se convierta en una herramienta
para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en
materia de Seguridad Social, y para la lucha contra la evasión y elusión de
aportes y la multiafiliación.
El Registro Único de
Aportantes se desarrollará en forma modular. El módulo básico del mismo deberá
contener, como mínimo, la información a que aluden los literales a) al c) y f)
del artículo 9º del presente decreto. Este módulo básico podrá ser completado
posteriormente con la información obtenida a través de la inscripción en el
registro; al igual que con aquella relativa a las fechas de afiliación al
sistema; el tipo y estado de la misma; la identificación del departamento y
municipio en que aparece registrado el afiliado y sus beneficiarios, según el
riesgo de que se trate, y en general toda la información que se estime
conveniente para el logro de los fines que con tal registro se persiguen.
Artículo 7. Declaraciones de autoliquidación y pago de
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los aportantes al
Sistema deberán presentar, con la periodicidad, en los lugares y dentro de los
plazos que corresponda conforme a su clasificación, una declaración de
autoliquidación de los aportes correspondientes a los diferentes riesgos
cubiertos por aquél, por cada una de las entidades administradoras. Dicha
declaración deberá estar acompañada con el pago íntegro de los aportes
autoliquidados, bien sea que tal pago se haga conjuntamente con el formulario
de autoliquidación o mediante comprobante de pago. Sin el cumplimiento de esta
condición, la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema no tendrá
valor alguno.
Cuando una misma
entidad administre más de un tipo de riesgo, la declaración de autoliquidación
y el pago de aportes podrán efectuarse en un formulario integrado. Dicho
formulario podrá utilizarse igualmente en el evento que varias administradoras
hayan acordado una alianza estratégica para la recaudación de los aportes. En
todo caso, la información contenida en el respectivo formulario deberá
garantizar la adecuada separación de los recursos recaudados por cada riesgo.
La obligación de
presentar la declaración de autoliquidación de aportes subsistirá mientras el
aportante no cumpla con la obligación de reportar el cese definitivo de sus
actividades, según se señala en el inciso 3º del artículo 5. anterior.
Artículo 8º. Formulario único. Las
Superintendencias Bancaria y de Salud, de conformidad con sus propias
competencias, adoptarán el Formulario Único de Autoliquidación de Aportes al
Sistema, el cual será de obligatoria utilización por parte de los aportantes.
Dicho formulario único podrá tener el carácter de integrado, en los eventos y
para los casos que contempla el inciso 2º del artículo anterior.
Artículo. 9º. Contenido de la declaración de autoliquidación de
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. El formulario para
la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral deberá incluir la razón social y el NIT de la entidad administradora a
la cual se presenta, y deberá contener, al menos, la siguiente información:
a) Apellidos y nombres
o razón social del aportante, con indicación de su respectivo NIT.
Cuando la declaración
corresponda a una sucursal deberá indicarse, adicionalmente, el código que
permita su adecuada identificación;
b) Período
de cotización, el cual corresponde al mes calendario de la nómina sobre la cual
se calculan y pagan las respectivas cotizaciones, o durante el cual se perciben
los ingresos sobre los cuales las mismas se efectúan. Cuando el aportante pague
cotizaciones por períodos atrasados, deberá diligenciar un formulario de
autoliquidación por cada uno de ellos.
Inciso Adicionado por el Decreto Nacional 2236
de 1999, art. 1. En el Sistema de Seguridad Social en Salud, por tratarse
de un riesgo que se cubre mediante el pago anticipado de los aportes, se tomará
como base para el cálculo de éstos el valor de la nómina pagada o de los
ingresos percibidos en el mes calendario anterior a aquel que se busca cubrir,
según sea el caso.
c) Apellidos, nombres
y documento de identidad de cada uno de los afiliados;
d) Novedades del
período de cotización;
e) Días cotizados para
cada uno de los riesgos por los cuales se aporta;
f) Ingreso Base de
Cotización;
g) Liquidación de
aportes a los diferentes riesgos cubiertos, al igual que al Fondo de
Solidaridad Pensional;
h) Valor de las incapacidades
o licencias que, por cada riesgo, hayan sido pagadas por el aportante por
cuenta de la administradora y que son objeto de deducción;
i) Cuando se trate de
una corrección, el código que así lo señale, al igual que el número de
radicación de la declaración que se corrige;
j) Liquidación de
sanciones que resulten procedentes;
k) Firma del
aportante, o de su representante legal o apoderado, según sea el caso.
Cuando la
autoliquidación de aportes se presente en formulario magnético, la entidad administradora
deberá reemplazar la firma a que alude el presente literal, con medios alternos
de identificación propios del manejo computacional de datos.
Parágrafo 1º. En las declaraciones de autoliquidación de aportes
correspondientes al SGSSS, se deberá incluir el valor de las UPC
correspondientes a los afiliados adicionales dependientes y que se paguen
mediante la respectiva nómina. En todo caso, la desafiliación del cotizante
principal hará perder la calidad de beneficiario dependiente a aquel por el
cual se están pagando las UPC adicionales, sin perjuicio de los reembolsos a
que pueda haber lugar. Igualmente deberá presentarse, en forma discriminada, la
información relativa a los aportes que se liquiden al 8% y al 12%.
Parágrafo 2º. La declaración de aportes al Sistema podrá realizarse a
través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que
establezca el reglamento. Cuando se adopten dichos medios, el cumplimiento de
la obligación de declarar no requerirá para su validez la firma autógrafa del
documento.
Artículo 10. Aproximación de los
valores contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral. Los valores a incluir en los formularios previstos
en el presente decreto o en los comprobantes para el pago de aportes, según sea
el caso, deberán aproximarse en la siguiente forma:
1. El monto del
Ingreso Base de Cotización correspondiente a cada afiliado, al múltiplo de mil
más cercano.
2. El valor de los
aportes liquidados por cada afiliado y el valor de los intereses, al múltiplo
de cien más cercano.
Para los efectos de lo
dispuesto en el presente artículo, la fracción igual o menor a quinientos (500)
y cincuenta (50) se deducirá.
Las inconsistencias
que se generen dentro de los procesos de compensación que contempla el Sistema
Integral de Seguridad Social en Salud, y que tengan origen en las
aproximaciones de valores a que alude el presente artículo, no darán lugar a
glosas por parte de las entidades encargadas de efectuar tales compensaciones.
Artículo 11. Certificaciones de
Contadores y Revisores Fiscales. Los aportantes obligados a llevar libros de
contabilidad que, de conformidad con lo establecido por el Código de Comercio y
demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener Revisor Fiscal,
deberán exigir que dentro de los dictámenes que dichos revisores deben efectuar
sobre los estados financieros de cierre e intermedios, se haga constar
claramente si la entidad o persona aportante ha efectuado en forma correcta y
oportuna sus aportes al Sistema.
Igual obligación
existirá para los demás aportantes obligados a llevar libros de contabilidad,
cuando el patrimonio bruto en el último día del año anterior, o los ingresos
brutos del mismo período sean superiores a trescientos cincuenta millones de
pesos ($350.000.000). En este evento, la certificación a que alude el inciso
anterior deberá hacerse por parte del respectivo contador.
La obligación que se
establece mediante el presente artículo no será aplicable con respecto a la
Nación, los departamentos, municipios, Distritos Especiales y el Distrito
Capital de Santa Fe de Bogotá.
Parágrafo. Los valores
absolutos expresados en moneda nacional en el presente artículo, se reajustarán
anual y acumulativamente en el cien por ciento (100%) del incremento porcentual
del índice de precios al consumidor para empleados que corresponde elaborar al
Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, entre el período
comprendido entre el 1º. de octubre del año anterior a aquel en el cual se
deban expedir las certificaciones a que el mismo alude, y la misma fecha del
año inmediatamente anterior a éste. Al realizar el reajuste de que trata el
presente parágrafo, se efectuarán las aproximaciones de que trata el artículo
10 anterior.
Artículo 12. Efectos de la
Certificación expedida por el Contador Público o Revisor Fiscal. Sin perjuicio de las
facultades de verificación de que gozan las entidades administradoras y los
órganos de control del Sistema para asegurar el cumplimiento de las
obligaciones para con el mismo, y de las obligaciones que existen en cabeza de
los aportantes de mantener a disposición de las administradoras y de los
órganos de control la información y pruebas necesarios para corroborar la
veracidad de los datos contenidos en las declaraciones de autoliquidación de
aportes presentadas, así como el cumplimiento de las obligaciones que sobre
contabilidad exigen las normas vigentes, la certificación del contador público
o revisor fiscal en los estados financieros del aportante, hará constar los
siguientes hechos:
1. Que la información
contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema, y en
particular la relativa a los afiliados, y la correspondiente a sus Ingresos
Base de Cotización es correcta.
2. Que el aportante no
se encuentra en mora por concepto de aportes al Sistema.
El contador público o
revisor fiscal que encuentre hechos irregulares en la contabilidad de los
cuales puedan derivarse inconsistencias o inexactitudes con relación a la
información a que aluden los numerales 1 y 2 anteriores, o que determine la
existencia de incumplimiento de las obligaciones para con el Sistema o la
elusión, evasión o mora en el pago de los aportes que financian el mismo, podrá
dejar las pertinentes salvedades en el dictamen a los respectivos estados
financieros, precisando los hechos que no han sido certificados y la
explicación completa de las razones por las cuales no lo fueron. Dichas
salvedades estarán a disposición de las respectivas entidades administradoras,
al igual que de los órganos de control.
Artículo 13. Declaraciones que se
tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la
declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral, en los siguientes casos:
a) Cuando la
declaración no se presente en los lugares señalados para el efecto;
b) Cuando no se
suministre la identificación del aportante, o se haga en forma equivocada;
c) Cuando no contenga
la información a que aluden los literales b) al g) del artículo 9 anterior;
d) Cuando no se
presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar.
Parágrafo. En el Sistema General de Seguridad Social en
Salud, la declaratoria de no presentada que, con fundamento en lo dispuesto en
el presente artículo, se haga con relación a una determinada declaración de
autoliquidación de aportes, no obstará para que se puedan efectuar las
compensaciones sobre saldos no conciliados de que tratan las disposiciones
especiales sobre la materia.
Artículo 14. Reserva de la
Declaración. La información respecto de las bases y la autoliquidación
de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que figuren en las declaraciones
respectivas, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los
funcionarios de las entidades administradoras sólo podrán utilizarla para el
control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema,
para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que
éste contempla y para efectos de informaciones impersonales de estadística.
Los bancos y demás
entidades que, en virtud de autorizaciones o convenios para recaudar aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral, conozcan las informaciones y demás datos
de las declaraciones de autoliquidación de aportes, deberán guardar la más
absoluta reserva con relación a ellos y sólo los podrán utilizar para los fines
del procesamiento de la información que demanden los reportes de recaudo y
recepción exigidos por las administradoras.
A igual reserva en el
manejo de la información estarán sometidos los funcionarios de los órganos de
control, quienes podrán acceder a ella en los términos y para los fines que
establezcan las normas que definen sus competencias. Similar situación existirá
con relación a los funcionarios de la entidad que maneje el Registro Único de
Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral.
Lo anterior no obsta
para que las declaraciones puedan ser examinadas por cualquier persona que se
encuentre autorizada al efecto.
CAPITULO
III
Clasificación
de aportantes
Artículo 15. Administración
diferenciada de aportantes. Los aportantes se clasifican como grandes o pequeños, según
el número de trabajadores vinculados por contrato de trabajo o mediante una
relación legal y reglamentaria que laboren a su servicio, y como trabajadores
independientes.
El aportante deberá
clasificarse al momento de la presentación de la primera autoliquidación de
aportes a cada entidad administradora, que se efectúe con posterioridad a la
entrada en vigencia del presente decreto, y deberá cumplir con sus obligaciones
de declaración y pago, en la forma prevista en éste para cada clase de
aportante.
Artículo 16. Clases de aportantes. Para los efectos del
presente decreto, los aportantes del Sistema de Seguridad Social Integral serán
de tres (3) clases:
a) Grandes Aportantes
Se clasifican como Grandes
Aportantes los empleadores con veinte (20) o más trabajadores a su servicio.
Para efectos de determinar el número de trabajadores, el aportante deberá tomar
el promedio mensual de trabajadores a su servicio en los diez primeros meses
del año calendario inmediatamente anterior a aquel en el cual se presente la
primera autoliquidación de aportes. En el evento de aquellos aportantes que
inicien actividades con posterioridad a la entrada en vigencia del presente
decreto, se tomara como base para su clasificación el número de trabajadores a
su servicio al momento de iniciar tales actividades.
b) Pequeños Aportantes
Se clasifican como
pequeños aportantes aquellos empleadores que no tengan a su servicio el número
de trabajadores que, de conformidad con el literal a) del presente artículo, se
requieren para ser clasificado como Gran Aportante.
Se incluyen dentro de
esta clase los empleadores que tengan trabajadores del servicio doméstico, sin
perjuicio de que puedan asimilarse, para efectos del recaudo de aportes de que
trata el presente decreto, a los trabajadores independientes.
c) Trabajadores
Independientes
Se clasifica como
trabajador independiente a aquel que no se encuentre vinculado laboralmente a
un empleador, mediante contrato de trabajo o a través de una relación legal y
reglamentaria.
Se considerarán como
trabajadores independientes aquellos que teniendo un vínculo laboral o legal y
reglamentario, además de su salario perciban ingresos como trabajadores
independientes.
Para los efectos del sistema
de liquidación de aportes que establece el presente decreto, se asimilan a
trabajadores independientes los grupos de población subsidiados dentro del
Régimen General de Pensión.
Artículo 17. Reclasificación de los
aportantes por cambio en el número de trabajadores. Si durante los diez (10) primeros meses del año calendario
aumenta el promedio mensual de trabajadores al servicio del aportante, en forma
tal que implique su reclasificación como gran aportante, ésta sólo tendrá
efecto a partir de la autoliquidación de aportes que deba presentarse por el
primer período del año calendario inmediatamente siguiente.
A partir de dicha
fecha, el aportante cumplirá sus obligaciones legales para con el sistema
conforme a su nueva clasificación, sin necesidad de requerimiento previo alguno
por parte de la entidad administradora.
Una vez el aportante
haya sido clasificado o reclasificado como gran aportante, conservará dicha
calidad por todo el tiempo que dure su relación con el Sistema de Seguridad
Social Integral, con independencia del número de trabajadores que tenga
efectivamente a su servicio.
Artículo 18. Reclasificación de
Oficio.
Cuando el aportante se clasifique en forma incorrecta y no cumpla con sus
obligaciones de la manera que corresponda de acuerdo con su categoría, la
entidad administradora procederá a reclasificarlo de oficio. Será exigible el
cumplimiento de las obligaciones, conforme a la categoría correspondiente, a
partir del momento en que ellas surgieron y su cumplimiento extemporáneo dará lugar
a la aplicación de las correspondientes sanciones.
CAPITULO
IV
Grandes
aportantes
Artículo 19. Autoliquidación y pago
de aportes.
Los aportantes que se clasifiquen como grandes, deberán presentar mensualmente
una declaración de autoliquidación de los aportes correspondientes a los
diferentes riesgos que cubre el Sistema de Seguridad Social Integral.
La declaración de
autoliquidación de aportes al Sistema correspondiente a los grandes aportantes,
deberá presentarse en medios computacionales de archivo de datos, con las
especificaciones técnicas del Formulario Magnético Único que adopten
conjuntamente las Superintendencias Bancaria y de Salud.
Cuando por razón de su
ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o
actividad económica, o de la imposibilidad de disponer o acceder a un
computador, el aportante clasificado como grande no pueda cumplir con la
presentación de la declaración de autoliquidación de aportes en medios
computacionales, podrá hacerlo en el formulario físico a que alude el artículo
22 siguiente. En este evento, el aportante deberá informar a la administradora
la forma como habrá de efectuar su autoliquidación de aportes con una
antelación no inferior a un (1) mes.
Los grandes aportantes
cancelarán sus aportes al Sistema mediante el comprobante de pago que generen
para el efecto, de conformidad con las especificaciones que establezcan, en
forma conjunta, las Superintendencias Bancaria y de Salud. El plazo para la
entrega del formulario magnético será igual al establecido para el pago de los
respectivos aportes.
Artículo 20. Lugar y plazo para el pago de aportes. Modificado por el Decreto Nacional 1636
de 2006, art. 15., Modificado por el Decreto Nacional 1670
de 2007, art. 5. (este decreto 1670 de 2007
fue derogado parcialmente por el Decreto 728 de 2008,
art. 2.) Los grandes
aportantes efectuarán el pago correspondiente y entregarán la declaración de
autoliquidación de aportes, en los sitios determinados por las entidades administradoras,
dentro del mes calendario siguiente a cada período laborado y a más tardar en
las fechas señaladas a continuación:
Grandes Aportantes
Ultimo dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) |
Vencimiento |
1, 2 y 3 |
4º día
hábil |
4, 5 y 6 |
5º día
hábil |
7, 8, 9 y
0 |
6º día
hábil |
Ver
Decreto 1636 de 2006, art. 15., Decreto 1670 de 2007, art. 5. y el Decreto 728 de 2008,
art. 2.
Artículo 21. Plazo especial para el
pago de aportes cuando se presenta la declaración de autoliquidación de aportes
en forma consolidada. Modificado por el Decreto Nacional 1670
de 2007, art. 5. (este decreto 1670 de 2007
fue derogado parcialmente por el Decreto 728 de 2008,
art. 2.). Los grandes
aportantes que tengan más de veinte (20) sucursales, o con sucursales en más de
cinco (5) municipios, que presenten la declaración de autoliquidación de
aportes al Sistema en forma consolidada, esto es, que incluya la totalidad de
sus sucursales, deberán pagar en los sitios fijados por la entidad
administradora, dentro del mes calendario siguiente a cada período laborado y a
más tardar dentro en las siguientes fechas:
Grandes Aportantes
Ultimo dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) |
Vencimiento |
1, 2 y 3 |
6º día
hábil |
4, 5 y 6 |
7º día
hábil |
7, 8, 9 y
0 |
8º día
hábil |
|
|
Parágrafo 1º. Para efectos de lo previsto en este artículo, los grandes
aportantes deberán informar a la entidad administradora, con no menos de dos
meses de anterioridad, la decisión de autoliquidar los aportes en forma
consolidada.
Parágrafo 2º. Para efectos de lo previsto en este artículo, se entiende que
si el pago se realiza en forma consolidada, el medio computacional de archivo o
el formulario físico de autoliquidación de aportes al Sistema, deberá
presentarse igualmente en forma consolidada.
Ver
Decreto 1670 de 2007, art. 5. y el Decreto 728 de 2008,
art. 2.
CAPITULO
V
Pequeños
aportantes
Artículo 22. Declaración de autoliquidación de aportes de los
Pequeños Aportantes. Los aportantes
clasificados como pequeños aportantes deberán presentar una declaración de
autoliquidación de aportes mediante formulario físico, el cual deberá contener toda
la información a que alude el artículo 9º anterior. Dicha declaración deberá
presentarse por períodos mensuales.
No obstante, el
pequeño aportante podrá acordar con la entidad administradora que las
obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, sean autoliquidadas
mediante el Formulario Magnético Único previsto para los grandes aportantes. En
este evento, el aportante quedará clasificado como grande, y cumplirá con sus
obligaciones para con el Sistema conforme a su nueva clasificación.
Artículo 23. Formulario Físico Prediligenciado. Con el fin de facilitar a los pequeños
aportantes el cumplimiento de sus obligaciones para con el Sistema de Seguridad
Social Integral, las entidades administradoras podrán optar por prediligenciar el formulario de autoliquidación de sus
aportes, tomando como parámetro el valor de la cotización base y las novedades
que le hayan sido reportadas. En todo caso, los aportantes deberán verificar
dicha liquidación y con su firma refrendarán la validez de la información
contenida en el formulario que, por ende, adquirirá fuerza vinculante para
todos los efectos legales.
En caso de no
encontrar razonable la información prediligenciada
por la entidad administradora, el aportante deberá diligenciar íntegramente un
nuevo formulario de autoliquidación de aportes.
Parágrafo. Durante un plazo máximo de seis (6) meses
contados a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, y a fin de
simplificar el proceso de recaudación, las administradoras podrán reemplazar el
formulario prediligenciado de autoliquidación de
aportes por un comprobante de pago de los mismos. En tal evento, la simple
presentación y pago del valor consignado en dicho comprobante hará presumir la
conformidad del aportante con la liquidación allí contenida. En todo caso, el
aportante tendrá derecho a presentar un formulario de autoliquidación de
aportes, diligenciado íntegramente, cuando no esté de acuerdo con la
información contenida en el comprobante de pago.
Artículo 24. Lugar y plazo para la presentación de la
declaración de autoliquidación de aportes. Modificado por el Decreto Nacional 1636
de 2006, art. 15., Modificado por el Decreto Nacional 1670
de 2007, art. 5. (este decreto 1670 de 2007
fue derogado parcialmente por el Decreto 728 de 2008,
art. 2.) Los pequeños
aportantes deberán presentar la autoliquidación de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral, y efectuar el pago de las cotizaciones
correspondientes a los diferentes riesgos cubiertos por aquél, en los sitios
determinados por las entidades administradoras, dentro del mes calendario
siguiente al laborado, a más tardar en las siguientes fechas:
Pequeños Aportantes
Último dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) |
Vencimiento |
1 y 2 |
4º día
hábil |
3 y 4 |
5º. día
hábil |
5 y 6 |
6º. día
hábil |
7 y 8 |
7º día
hábil |
9 y 0 |
8º día
hábil |
Ver
Decreto 1636 de 2006, art. 15., Decreto 1670 de 2007, art. 5. y el Decreto 728 de 2008,
art. 2.
CAPITULO
VI
Trabajadores
independientes
Artículo 25. Ingreso Base de
Cotización para trabajadores independientes afiliados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud-SGSSS. Las entidades promotoras de salud-EPS deberán, al
memento de la afiliación, aplicar con suma diligencia a los trabajadores
independientes los cuestionarios que, con el fin de determinar las bases
presuntas mínimas de los aportes que dichos trabajadores deben efectuar al
SGSSS, han establecido los órganos de control o aquellos que sean establecidos
en el futuro.
En todo caso, cuando
los ingresos reales del trabajador independiente sean superiores a los que
resulten de la aplicación de las presunciones sobre bases mínimas, los aportes
de dicho trabajador deberán hacerse con base en los ingresos reales. Para tal
efecto, los trabajadores independientes que deseen afiliarse al SGSSS deberán
presentar una declaración anual, en la cual informen a la EPS, de manera
anticipada, el Ingreso Base de Cotización que se tendrá en cuenta para liquidar
sus aportes a partir del mes de febrero de cada año y hasta enero del año
siguiente.
Cuando el trabajador
independiente no presente su declaración de Ingreso Base de Cotización dentro
de los plazos previstos en el presente decreto, se presumirá que el Ingreso
Base de Cotización para el período será el declarado en el año inmediatamente
anterior, aumentado en un porcentaje igual al reajuste del salario mínimo legal
vigente. En todo caso, dicho Ingreso Base de Cotización no será inferior a la
base mínima legal que corresponda.
Inciso
declarado nulo por el Consejo de Estado mediante el Fallo 3403 de 2004.
En ningún caso el
Ingreso Base de Cotización de los trabajadores independientes podrá ser
inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Parágrafo. Las empleadas del servicio doméstico estarán sujetas, para
efectos de su afiliación al Sistema, al diligenciamiento de un formulario que refleje
claramente la existencia del vínculo laboral especial que existe con dichas
trabajadoras y que permita garantizar el cumplimiento de las disposiciones
contenidas en la Ley 488
de 1998 y sus decretos reglamentarios.
Las trabajadoras del
servicio doméstico que, a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto,
se encuentren afiliadas al Sistema en calidad de trabajadoras independientes,
deberán corregir su afiliación para adecuarse a su carácter de trabajadoras
dependientes. Dicha corrección deberá llevarse a cabo dentro de los tres (3)
meses siguientes a la vigencia de la presente disposición, y en la misma se
hará constar claramente la identidad del o de los respectivos patronos.
Lo dispuesto en el
inciso anterior, no obsta para que, con relación a dichas trabajadoras, se
pueda hacer uso de los mismos procedimientos que, para el recaudo de aportes,
se establece para los trabajadores independientes, y de conformidad con lo
establecido en el literal b) del artículo 16.
Artículo 26. Liquidación del valor
de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud de los
trabajadores independientes. La entidad administradora, a partir de la
declaración anual del Ingreso Base de Cotización o presunción del mismo, según
corresponda, determinará la cotización base correspondiente al trabajador
independiente, y generará, entregará o remitirá los comprobantes para el pago
de aportes que correspondan al año respectivo. En todo caso, los aportantes
deberán verificar dicha liquidación, y con su firma refrendarán la validez de
la información contenida en el comprobante que, por ende, adquirirá fuerza
vinculante para todos los efectos legales.
Si el aportante no esta de acuerdo con la liquidación hecha por la entidad
administradora, corregirá la información ajustando el monto a pagar y cancelará
el monto de las cotizaciones que conforme a sus cálculos sea correcto. En este
caso, el aportante diligenciará una declaración completa de autoliquidación que
soporte el pago efectuado.
Artículo 27. Modificaciones en el
Ingreso Base de Cotización de aportes al Sistema General de Seguridad Social en
Salud.
El trabajador independiente podrá modificar su declaración del Ingreso Base de
Cotización, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del vencimiento
del plazo para declararlo. Transcurrido este término, se presumirá que el valor
declarado constituye el Ingreso Base de Cotización por el año de vigencia de la
respectiva declaración. En consecuencia, el trabajador no podrá modificar su
Ingreso Base de Cotización, aun en el evento de traslado de entidad
administradora o de reingreso al Sistema en calidad de trabajador
independiente.
En el Sistema General
de Seguridad Social en Salud, las variaciones en el Ingreso Base de Cotización
que excedan de cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12)
meses inmediatamente anteriores, no serán tomadas en consideración, en la parte
que excedan de dicho porcentaje, para efectos de liquidación de incapacidades
por enfermedad general y licencia de maternidad.
Artículo 28. Formulario de
declaración anual del Ingreso Base de Cotización de aportes al Sistema General
de Seguridad Social en Salud. La Superintendencia de Salud adoptará el formulario
de declaración anual del Ingreso Base de Cotización de aportes al Sistema de
Seguridad Social en Salud para trabajadores independientes.
Artículo 29. Aportes íntegros al
Sistema General de Seguridad Social en Salud. Los trabajadores que tengan un vínculo
laboral o legal y reglamentario y que, además de su salario, perciban ingresos
como trabajadores independientes, deberán autoliquidar y pagar el valor de sus
aportes al SGSSS en lo relacionado con dichos ingresos.
En todo caso, el
Ingreso Base de Cotización no podrá exceder de veinte (20) salarios mínimos
legales mensuales vigentes.
Artículo 30. Declaración anual de Ingreso Base de Cotización en el
Sistema de Seguridad Social en Pensiones para trabajadores independientes. Los
trabajadores independientes deberán presentar una declaración anual, en la cual
informen a la entidad administradora de pensiones, de manera anticipada, el
Ingreso Base de Cotización que se tendrá en cuenta para liquidar sus aportes a
partir del mes de febrero de cada año y hasta enero del año siguiente.
Cuando el trabajador
independiente no presente su declaración de Ingreso Base de Cotización dentro
de los plazos previstos en el presente decreto, se presumirá que el Ingreso
Base de Cotización para el período será el declarado en el año inmediatamente
anterior, aumentado en un porcentaje igual al reajuste del salario mínimo
mensual legal vigente. En todo caso, dicho Ingreso Base de Cotización no será
inferior a la base mínima legal que corresponda.
En ningún caso el
Ingreso Base de Cotización de los trabajadores independientes podrá ser
inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
En el caso de las
trabajadoras del servicio doméstico, el Fondo de Solidaridad Pensional deberá
apropiar los recursos necesarios para el reconocimiento y pago del subsidio
que, a efectos de completar el valor mínimo de los aportes al Sistema de
Pensiones, establece el inciso anterior.
Parágrafo. El trabajador
dependiente que, encontrándose afiliado al régimen de prima media con
prestación definida obtenga ingresos como independiente, no podrá incrementar
el valor de las cotizaciones efectuadas a dicho régimen con el valor de los
ingresos obtenidos como trabajador independiente. Lo anterior de conformidad con
el tratamiento diferenciado que con relación a los afiliados forzosos y
voluntarios al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones establece el
artículo 15 de la Ley
100 de 1993, y con el fin de preservar el equilibrio financiero del régimen
de prima media con prestación definida que la misma ley consagra.
Con el fin de
incrementar la base de liquidación de las prestaciones a que tenga derecho, el
trabajador dependiente que se encuentre en la situación descrita en el inciso
anterior, podrá efectuar aportes voluntarios a uno cualesquiera de los Fondos
Voluntarios de Pensiones.
El valor de las
cotizaciones que, con base en lo dispuesto en el presente parágrafo, sean
efectuadas al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones, constituirá la
base de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en salud al cual se
encuentre afiliado el respectivo trabajador. En todo caso, el valor de dicha
base no podrá exceder de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales.
Artículo 31. Liquidación del valor
de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Pensiones de los trabajadores
independientes. La entidad administradora de pensiones, a partir de la
declaración anual del Ingreso Base de Cotización, determinará la cotización
base correspondiente al trabajador, y generará, entregará o remitirá los
comprobantes para el pago de aportes que correspondan al año respectivo. En
todo caso, los aportantes deberán verificar dicha liquidación, y con su firma
refrendarán la validez de la información contenida en el comprobante que, por
ende, adquirirá fuerza vinculante para todos los efectos legales.
Si el aportante no
está de acuerdo con la liquidación hecha por la entidad administradora,
corregirá la información ajustando el monto a pagar y cancelará el monto de las
cotizaciones que conforme a sus cálculos sean correcto.
En este caso, el aportante diligenciará una declaración completa de
autoliquidación que soporte el pago efectuado.
Artículo 32. Modificaciones en el
Ingreso Base de Cotización de Aportes al Sistema de Seguridad Social en
Pensiones para los trabajadores independientes. El trabajador
independiente podrá modificar su declaración del Ingreso Base de Cotización,
dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del vencimiento del plazo
para declararlo. Transcurrido este término, se presumirá que el valor declarado
constituye el Ingreso Base de Cotización por el año de vigencia de la
respectiva declaración. En consecuencia, el trabajador no podrá modificar su
Ingreso Base de Cotización, aún en el evento de traslado de entidad
administradora o de reingreso al Sistema en calidad de trabajador independiente.
No obstante lo
anterior, y de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 19 de la Ley
100 de 1993, el trabajador independiente podrá cotizar para el Sistema
General de Pensiones un valor diferente al inicialmente liquidado con base en
el Ingreso Base de Cotización declarado o presunto. En tal caso, la entidad
administradora determinará el Ingreso Base de Cotización a partir del aporte
efectivamente pagado por el trabajador, el cual deberá tener como base una
declaración completa de autoliquidación de dicho aporte.
Artículo 33. Formulario de
declaración anual del Ingreso Base de Cotización de aportes al Sistema de
Seguridad Social en Pensiones para trabajadores independientes. La Superintendencia
Bancaria adoptará el formulario de declaración anual del Ingreso Base de
Cotización de aportes al Sistema de Seguridad Social en Pensiones para
trabajadores independientes.
Artículo 34. Lugar y plazo de
presentación de la declaración anual del Ingreso Base de Cotización de aportes
al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones. Los trabajadores
independientes deberán presentar su declaración anual del Ingreso Base de
Cotización de aportes a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones,
en los sitios fijados por la respectiva entidad administradora, en el mes de
enero de cada año, a más tardar en las fechas señaladas para los pequeños
aportantes en el artículo 24 y según el último dígito de su documento de
identidad.
Artículo 35. Declaración de
novedades y pago de cotizaciones en los Sistemas de Seguridad Social en Salud y
Pensiones.
Los trabajadores independientes deberán presentar la declaración de novedades y
realizar el pago de las respectivas cotizaciones por períodos mensuales y en
forma anticipada. Las novedades que ocurran y no se puedan reportar
anticipadamente, se reportarán al mes siguiente.
La declaración de
novedades de los trabajadores independientes deberá hacerse mediante
formularios físicos, según el formato que se adopte conjuntamente por las
Superintendencias Bancaria y de Salud, conforme a sus respectivas competencias.
Los plazos para
presentación de las declaraciones de novedades, y para el pago de los respectivos
aportes mensuales serán los establecidos en el artículo 24 para los pequeños
aportantes, según el último dígito de su documento de identidad.
El formulario de
declaración de novedades de trabajadores independientes deberá indicar la razón
social y el NIT de la entidad administradora a la cual se reporta, y contener
como mínimo los datos relativos:
a) Apellidos, nombres
y documento de identidad del aportante;
b) Período de
declaración;
c) Novedad a reportar,
fecha de iniciación y el número de días de duración de la misma,
d) Aportes
correspondientes a afiliados dependientes;
e) Firma del aportante
o apoderado, según sea el caso.
Artículo 36. Declaración y pago por
parte de los trabajadores independientes que cotizan por primera vez en los Sistemas
de Seguridad Social de Salud y Pensiones. Los trabajadores independientes que se vinculen
al Sistema de Seguridad Social Integral con posterioridad a la entrada en
vigencia del presente decreto, deberán presentar, en forma simultánea a su
afiliación con la respectiva entidad administradora, la declaración anual del
Ingreso Base de Cotización.
En el caso del SGSSS,
las administradoras deberán aplicar a los nuevos afiliados los cuestionarios
para la determinación de las bases presuntas, y en todo caso darán aplicación a
las demás disposiciones contenidas en el artículo 25 anterior.
La entidad
administradora, una vez recibida la declaración y efectuada la respectiva
liquidación, le informará al aportante el monto de su cotización base mensual,
el cual permanecerá vigente hasta la presentación de la siguiente declaración
anual del Ingreso Base de Cotización efectuada conforme a lo previsto en los
artículos 25 y 30 anteriores, respectivamente. Con base en tales declaraciones
deberán efectuarse los pagos de las cotizaciones, sin perjuicio de los ajustes
originados en novedades.
Por el mes durante el
cual se realice la afiliación, se causarán cotizaciones proporcionales a ese
período.
Parágrafo. Las entidades
administradoras que a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto
tengan afiliados a trabajadores independientes podrán enviar, a más tardar
dentro de los dos (2) meses siguientes a la misma, a cada uno de los
trabajadores independientes inscritos, un extracto que contenga la
correspondiente liquidación de aportes.
Para el efecto la
entidad administradora tomará como referencia la información más reciente
disponible en sus bases, y previos los ajustes establecidos en el inciso 3 del
artículo 25 y 2º. del artículo 30 anteriores.
Artículo 37. No aplicación del
Régimen de Recaudación en el Sistema de Riesgos Profesionales para trabajadores
independientes. El régimen de recaudación de aportes previsto en el
presente decreto no se le aplicará a los trabajadores
independientes en lo relacionado con el Sistema General de Riesgos
Profesionales, hasta tanto el Gobierno Nacional expida la reglamentación sobre
la materia para este grupo de aportantes.
CAPITULO
VII
Disposiciones
comunes a grandes y pequeños aportantes
Artículo 38. Autoliquidación de aportes
por sucursales. El aportante podrá presentar la declaración de
autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, y pagar las
cotizaciones por cada una de sus sucursales de manera independiente en los
lugares que señalen las entidades administradoras. Para estos efectos, cada
sucursal podrá comprender uno o más centros de trabajo, entendiendo por tal el
grupo de trabajadores que desempeñan una misma actividad económica y se
encuentran expuestos a un mismo riesgo o enfermedad profesional.
Lo dispuesto en este
artículo se entenderá sin perjuicio de las disposiciones sobre declaración y
pago de aportes en forma consolidada, contenidas en el artículo 21 anterior.
Artículo 39. Deberes especiales del
empleador.
Las consecuencias derivadas de la no presentación de las declaraciones de
autoliquidación de aportes o de errores u omisiones en ésta, que afecten el
cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación de
los servicios que él contempla con respecto a uno o más de los afiliados, serán
responsabilidad exclusiva del aportante.
En todo caso el
empleador que tenga el carácter de aportante, deberá tener a disposición del
trabajador que así lo solicite la copia de la declaración de autoliquidación de
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en que conste el respectivo
pago, o el comprobante de pago respectivo en caso que este último se haya
efectuado en forma separada a la declaración respectiva.
Igualmente, y de
conformidad con las normas establecidas en el Código de Comercio sobre
conservación de documentos, el aportante deberá conservar copia del archivo
magnético contentivo de las autoliquidaciones de aportes presentadas.
CAPITULO
VIII
Disposiciones
complementarias
Artículo 40. Ingreso Base de Cotización durante las
incapacidades o la licencia de maternidad. Durante los períodos de incapacidad por
riesgo común o de licencia de maternidad, habrá lugar al pago de los aportes a
los Sistemas de Salud y de Pensiones. Para efectos de liquidar los aportes
correspondientes al período por el cual se reconozca al afiliado una
incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como
Ingreso Base de Cotización el valor de la incapacidad o licencia de maternidad
según sea el caso.
En el evento de incapacidad
derivada de riesgo común o de licencia de maternidad, el pago del valor de los
aportes que se causen a favor del Sistema de Salud, en la parte que de
ordinario corresponderían al aportante con
trabajadores dependientes, será responsabilidad de la EPS a la cual se
encuentre afiliado el incapacitado. En este evento, la EPS descontará del valor
de la incapacidad, el monto correspondiente a la cotización del trabajador
dependiente. El valor de los aportes que, de conformidad con lo establecido en
el presente inciso, corresponde cubrir a la EPS, se adicionará al valor de la
respectiva incapacidad.
En el evento de
incapacidad derivada de riesgo común o de licencia de maternidad, los aportes
al Sistema de Pensiones serán de cargo de los empleadores y empleados, en la
proporción que establece la Ley. Cuando los empleadores opten por pagar el
valor de las incapacidades que en este evento se causen, podrán repetir dicho
valor contra la respectiva EPS, al igual que descontar de aquéllas el valor de
los aportes al Sistema de Pensiones a cargo de sus empleados.
Serán de cargo de la
respectiva administradora de riesgos profesionales, ARP, el valor de los
aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se
causen durante los períodos de incapacidad originados por una enfermedad o
accidente de carácter profesional, en la parte que de ordinario correspondería
al aportante con trabajadores dependientes. En este evento, la ARP descontará
del valor de la incapacidad el monto correspondiente a la cotización del
trabajador dependiente.
Serán de cargo de los
trabajadores independientes, la totalidad de las cotizaciones para el Sistema
de Pensiones que se causen durante el periodo de duración de una incapacidad o una
licencia de maternidad. En el Sistema de Salud, serán de cargo de dichos
trabajadores la parte de los aportes que de ordinario corresponderían a los
trabajadores dependientes, y el excedente será de cargo de la respectiva EPS.
En ningún caso el
Ingreso Base de Cotización que se establece para los eventos que contempla el
presente artículo podrá ser inferior a las bases mínimas de cotización que la
Ley establece para los diferentes riesgos que conforman el Sistema de Seguridad
Social Integral.
Parágrafo 1º. Modificado por el Decreto 2943 de 2013, art. 1. En el Sistema General de Seguridad Social en Salud
serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes
a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad
general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día
y de conformidad con la normatividad vigente.
En el
Sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de
Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día
siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la
enfermedad diagnosticada como laboral.
Lo
anterior tanto en el sector público como en el privado.
Texto
anterior parágrafo 1. Serán de cargo de los
respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los tres
(3) primeros días de incapacidad laboral originada por enfermedad general,
tanto en el sector público como en el privado. En ningún caso dichas
prestaciones serán asumidas por las Entidades Promotoras de Salud o demás
entidades autorizadas para administrar el régimen contributivo en el SGSSS a
las cuales se encuentren afiliados los incapacitados.
Parágrafo 2º. Durante los períodos de incapacidad o de licencia de
maternidad, los afiliados que se encuentren en tales circunstancias deberán
presentar su autoliquidación de aportes al Sistema a través de su empleador, o
directamente si se trata de trabajadores independientes, por todo el tiempo que
duren dichas licencia o incapacidad.
Artículo 41. Efectividad de la
afiliación.
El ingreso de un aportante o de un afiliado, tendrá efectos para la entidad
administradora que haga parte del Sistema desde el día siguiente a aquél en el
cual se inicie la relación laboral, siempre que se entregue a ésta, debidamente
diligenciado, el formulario de afiliación. Mientras no se entregue el
formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos
correspondientes.
En todo caso, en el
Sistema General de Seguridad Social en salud la cobertura para los trabajadores
dependientes será, durante los primeros treinta (30) días después de la
afiliación, únicamente en la atención inicial de urgencias. La cobertura para
los trabajadores independientes se dará en los términos establecidos en el
inciso 2º del artículo 74 del Decreto 806 de 1998.
Artículo 42. Traslado entre
entidades administradoras. El traslado entre entidades administradoras estará sujeto
al cumplimiento de los requisitos sobre permanencia en los regímenes y
entidades administradoras que establecen las normas que reglamentan el Sistema.
En todo caso, el
traslado de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del primer
día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la
solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la nueva entidad
administradora. La entidad administradora de la cual se retira el trabajador
tendrá a su cargo la prestación de los servicios y el reconocimiento de
prestaciones hasta el día anterior a aquél en que surjan las obligaciones para
la nueva entidad.
En el Sistema de
Seguridad Social en Salud, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a
partir del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la nueva
Entidad Promotora de Salud.
En el Sistema de
Seguridad Social en Pensiones, el primer pago de cotizaciones que se deba
efectuar a partir del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la
antigua administradora de la cual éste se trasladó, con excepción de los
trabajadores independientes, que deberán aportar a la nueva administradora de
pensiones.
Para los efectos del presente
artículo, se entenderá por traslado efectivo el momento a partir del cual el
afiliado queda cubierto por la nueva entidad en los términos definidos en el
inciso anterior.
Artículo 43. El paz y salvo como requisito
para el traslado en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. El traslado de un
afiliado independiente que se haya retirado de una Entidad Promotora de Salud,
adeudando sumas por concepto de cotizaciones o copagos, se hará efectivo a
partir del momento en que el afiliado cancele sus obligaciones pendientes con
el SGSSS a la entidad promotora de salud a la cual se encontraba afiliado.
Parágrafo. Lo dispuesto en este artículo será aplicable a
los afiliados dependientes que se trasladen sin haber cancelado sus
obligaciones pendientes con el sistema por concepto de copagos o cuotas
moderadoras.
Artículo 44. Restricciones
temporales para el traslado de administradora en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud. Los afiliados al SGSSS no podrán trasladarse de Entidad
Promotora de Salud hasta tanto no hayan cumplido doce meses de pago continuo de
cotizaciones en la entidad de la cual desean retirarse. Si así lo hicieren, la
entidad a la cual se hubieren trasladado suspenderá los servicios y el recibo
de las cotizaciones, hasta tanto sean cancelados a la anterior EPS los aportes
correspondientes a doce meses, sin perjuicio de las demás sanciones a que pueda
haber lugar.
El plazo de afiliación
mínima establecido en el inciso anterior no será necesario cuando se presenten
casos de deficiente prestación o suspensión de servicios por parte de la EPS.
Si la irregularidad a
que alude el primer inciso se detectara dentro del proceso de afiliación, ésta
podrá negarse hasta tanto la misma no sea subsanada conforme a lo allí
dispuesto.
Los afiliados que
incluyan beneficiarios en fecha diferente a aquélla en la que se produjo su
afiliación a la EPS, deberán permanecer el tiempo que sea necesario para que
cada uno de sus beneficiarios cumpla el período señalado en el inciso primero
del presente artículo, salvo en el caso del recién nacido.
Parágrafo 1º. La Entidad Promotora de Salud que con conocimiento acepte a
un afiliado que no haya cumplido con el período mínimo de permanencia
establecido en el inciso primero de este artículo, será solidariamente
responsable con el afiliado por los gastos en que, como consecuencia de tal
incumplimiento, haya incurrido el Sistema General de Seguridad Social en Salud,
independientemente de las sanciones que pueda imponer la Superintendencia de
Salud por el desconocimiento de tales disposiciones.
Parágrafo 2º. Si el plazo de doce meses a que alude el presente artículo se
cumpliera durante el transcurso de una incapacidad o licencia de maternidad
cubierta por el SGSSS, la oportunidad para el traslado de entidad
administradora se suspenderá hasta el primer día hábil del mes siguiente a
aquél en el cual termine la licencia o incapacidad. Lo aquí dispuesto también
se aplicará cuando el afiliado requiera procedimientos de alta complejidad,
mientras se encuentra internado en una entidad hospitalaria.
Artículo 45. Aportes voluntarios. En desarrollo de lo
previsto en el artículo 62 de la Ley
100 de 1993, los aportantes al régimen de ahorro individual con solidaridad
del Sistema General de Pensiones, informarán a la correspondiente
administradora los aportes voluntarios que sus trabajadores deseen hacer. Para
tal efecto, el aportante comunicará a la entidad administradora el monto del
aporte voluntario y si éste tiene el carácter de periódico u ocasional.
Los formularios de
autoliquidación de aportes al sistema y los comprobantes para el pago de
aportes incluirán el monto correspondiente a cotizaciones voluntarias.
Artículo 46. Presentación de documentos de beneficiarios al momento de su
inscripción. La afiliación no requerirá de la presentación de documento
diferente a los formularios previstos en las normas respectivas, debidamente
diligenciados. Sin embargo, el aportante deberá conservar todos los documentos
que acrediten las condiciones legales de los beneficiarios, y tendrá la
obligación de ponerlos a disposición de la entidad administradora, cuando ésta
así lo requiera.
No obstante lo
previsto en el inciso anterior, cuando la inscripción cobije a más de cuatro
(4) beneficiarios distintos del afiliado, deberá presentarse a la respectiva
entidad administradora los documentos que acrediten las condiciones legales de
éstos.
Los órganos de control
ejercerán una vigilancia especial sobre los dispuesto
en este artículo.
Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo se entenderá sin
perjuicio de las disposiciones contenidas en el artículo 35 del Decreto 806 de 1998,
o de las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artículo 47. Divulgación de fechas
de vencimiento para declaración y pago. Para efectos de facilitar el cumplimiento
oportuno de sus obligaciones de declaración y pago por parte de los aportantes
al Sistema de Seguridad Social Integral, la Dirección Técnica de Seguridad
Social del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social divulgará los calendarios
de las fechas de vencimiento para cada año, conforme a lo dispuesto en los
artículos 20, 21 y 24 del presente decreto.
El dígito de
verificación del NIT no se tendrá en cuenta para efectos de determinar las
fechas de vencimiento de los plazos a que alude el presente artículo.
Artículo 48. Remisión de documentos. Las entidades
administradoras podrán admitir que los formularios que deban presentar los
aportantes les sean remitidos por correo electrónico o por cualquier otro medio
de transmisión electrónica de datos o documentos.
En estos eventos, se
tendrá como fecha de presentación del formulario la de su transmisión efectiva.
Artículo 49. Distribución de
formularios. Los formularios previstos en este decreto serán entregados
en forma gratuita por las entidades administradoras a sus respectivos
aportantes.
No obstante lo
anterior, y con el fin de evitar el acaparamiento, las entidades
administradoras podrán autorizar la impresión y distribución de formularios por
parte de empresas editoriales que reúnan las condiciones de idoneidad y
confiabilidad necesarias. En tal caso, dichos formularios pueden ser vendidos
libremente al público, pero su precio será fijado conjuntamente por las
Superintendencias Bancaria y de Salud.
En todo caso, será
obligación de las entidades administradoras el garantizar una adecuada y
oportuna distribución de los formularios para la autoliquidación de aportes de
que trata el presente decreto.
Artículo 50. Alianzas estratégicas, para el recaudo conjunto de aportes.
Con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los
aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, las entidades
administradoras de los diferentes riesgos y sistemas, podrán acordar alianzas
estratégicas para la administración y recaudo de las cotizaciones.
El formulario
integrado que se utilice podrá ser diligenciado para uno o varios de los
riesgos, sin perjuicio de advertir en leyenda preimpresa
y caracteres destacados que la afiliación o desafiliación a uno de los riesgos
no implica la afiliación o desafiliación a cualquier otro riesgo que administre
la o las entidades, según sea el caso.
La advertencia a que
alude el inciso anterior deberá incluirse igualmente en los casos de entidades
que administren más de un riesgo.
CAPITULO
IX
Disposiciones relativas al pago de los aportes
Artículo 51. Mecanismos para el
pago de aportes a la Seguridad Social. Las entidades administradoras deberán recibir
el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en efectivo,
tarjeta débito, o en general a través de cualquier medio de pago físico o
electrónico utilizado en la práctica comercial o bancaria, o mediante cheque de
gerencia. En este último caso, el pago recibido estará sujeto a la condición
resolutoria, en caso de que el cheque resulte impagado.
El pago de aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral mediante tarjetas de crédito será
potestativo de las respectivas entidades administradoras.
Con el fin de dar cumplimiento
a lo previsto en el presente artículo, las entidades administradoras podrán
disponer o convenir con las entidades recaudadoras o administradoras de
sistemas de transferencia electrónica de fondos, los mecanismos que pueden ser
utilizados para el recaudo de las cotizaciones a cargo de sus aportantes.
Artículo 52. Pago de aportes en
caso de no recibo del formulario prediligenciado o de
la liquidación de aportes. Los pequeños aportantes o los trabajadores independientes
que, por causas que no les sean imputables, no reciban oportunamente los
formularios prediligenciados o la liquidación de sus
aportes, según el caso, deberán efectuar el pago de los aportes por el período
correspondiente presentando una declaración de autoliquidación de los mismos.
Artículo 53. Imputación de Pagos en
los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones. La imputación de
pagos por cotizaciones realizadas a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y
Pensiones se efectuarán tomando como base el total de
lo recaudado para cada uno de dichos riesgos, y conforme a las siguientes
prioridades:
1. Cubrir los aportes
voluntarios realizados por los trabajadores.
2. Cubrir las
obligaciones con los fondos de solidaridad.
3. Aplicar al interés
de mora por los aportes no pagados oportunamente y correspondientes al período
declarado.
4. Cubrir las
cotizaciones obligatorias del período declarado. En el caso de pensiones, se
entienden incluidos los aportes para la pensión de invalidez y sobrevivientes,
al igual que los gastos de administración y reaseguro con el Fondo de
Garantías.
Cuando el período
declarado corresponda a obligaciones en mora para el riesgo de pensiones, podrá
efectuarse el pago correspondiente a dichas obligaciones, siempre y cuando no
hubiere tenido lugar el siniestro que daría lugar al pago de prestaciones de
invalidez o sobrevivencia.
5. Acreditar lo
correspondiente a aportes voluntarios efectuados por el empleador en favor de
sus empleados.
Si al hacer aplicación
de las sumas recibidas como cotizaciones para el SGSSS, conforme a las
prioridades fijadas, los recursos se agotan sin haberlas cubierto
completamente, habrá lugar a la devolución del remanente. En el caso de
cotizaciones para el Sistema de Seguridad Social en Pensiones, habrá lugar a la
aplicación proporcional del remanente para todos los afiliados y conforme a las
prioridades enunciadas.
Cuando con base en un
mismo formulario se estén efectuando pagos correspondientes a distintos riesgos
o a distintas administradoras, el pago correspondiente a cada uno de ellos será
el que aparezca registrado en dicho formulario, y su imputación se hará
conforme a lo establecido en el presente artículo.
Lo dispuesto en el
presente artículo no será aplicable para los trabajadores independientes.
Parágrafo. Para efectuar la imputación de pagos conforme a las
prioridades previstas en el presente artículo, se tomará como base el período
determinado por el aportante en la respectiva declaración o comprobante de
pago. Si después de cubiertos todos los conceptos aquí contemplados existiere
un remanente, el mismo se aplicará al período de cotización en mora más
antiguo, siguiendo el mismo orden de prioridades establecido.
Artículo 54. Imputación de Pagos en
Riesgos Profesionales. La imputación de pagos por cotizaciones realizadas a las
Administradoras de Riesgos Profesionales se efectuarán
tomando como base el total de lo recaudado, y conforme a las siguientes
prioridades:
1. Cubrir las
obligaciones con el Fondo de Riesgos Profesionales.
2. Aplicar a intereses
de mora por los aportes no pagados oportunamente.
3. Cubrir las
cotizaciones atrasadas.
4. Cubrir las
cotizaciones del período declarado.
Si al hacer aplicación
de las sumas recibidas, conforme a las prioridades fijadas, los recursos se
agotan sin haberlas cubierto completamente, habrá lugar a la devolución del
remanente.
Cuando con base en un
mismo formulario se estén efectuando pagos correspondientes a distintos riesgos
o a distintas administradoras, el pago correspondiente a cada uno de ellos será
el que aparezca registrado en dicho formulario, y su imputación se hará
conforme a lo establecido en el presente artículo.
Artículo 55. Pagos en exceso en Pensiones. Cuando como consecuencia del
proceso de verificación adelantada por las entidades administradoras de
pensiones se establezca que se han recibido pagos que exceden el monto de las
cotizaciones obligatorias, se seguirá el procedimiento establecido en el
artículo 9º del Decreto
1161 de 1994.
En todo caso,
previamente a la devolución del exceso, deberán efectuarse las compensaciones que
resulten procedentes por obligaciones a cargo del aportante, y de conformidad
con el orden de imputación de pagos señalado en el artículo 53 anterior.
CAPITULO
X
Limitaciones
de cobertura por razón de la mora en el pago de aportes
Artículo 56. Cotizaciones sobre bases menores a
las mínimas en el Sistema de Seguridad Social en Pensiones. Cuando el valor
de la cotización recaudada para el Sistema General de Pensiones corresponda a
un ingreso base inferior a un salario mínimo legal mensual vigente, el mismo se
tendrá como abono a futuras cotizaciones por dicho riesgo.
Artículo 57. Limitación de
cobertura en caso de mora en salud. En el caso de los riesgos cubiertos bajo el
SGSSS, los intereses de mora a que hace referencia el punto 3 del artículo 53
anterior, se generarán a partir de la fecha de vencimiento del plazo para
efectuar el pago respectivo, y sólo podrán causarse contablemente hasta por un
período de un mes, vencido el cual los intereses generados se registrarán en
cuentas de orden.
La afiliación a la EPS
será suspendida después de un mes de no pago de la cotización correspondiente
al afiliado, al empleador o a la administradora de pensiones, según sea el
caso, o cuando el afiliado cotizante que incluyó dentro de su grupo a un
afiliado dependiente no cancele la UPC adicional que corresponda.
Cuando la suspensión
de la afiliación ocurra por causa del empleador o de la administradora de
pensiones, serán de cargo suyo los costos por los servicios que en materia de salud
llegaren a requerir sus pensionados, empleados y los beneficiarios de éstos,
sin perjuicio de pagar los aportes atrasados y las sanciones a que haya lugar
por este hecho.
La EPS que brinde
servicios a los afiliados cuya cobertura se encuentra suspendida conforme a lo
dispuesto en el inciso anterior, podrá repetir contra quien resulte
responsable, por el total de los costos en que haya incurrido. El valor del
reembolso que se obtenga constituirá un recurso de la respectiva entidad
administradora y, en caso de que ésta obtenga el pago de las cotizaciones
atrasadas, deberá girar íntegramente el valor de las mismas, y proceder a la
compensación de las UPC correspondientes a dichos períodos.
Los reembolsos o
desembolsos a que se refiere el presente artículo, operan en virtud de la
responsabilidad de los empleadores, conforme a lo dispuesto por el artículo 161
de la Ley
100 de 1993.
Artículo 58. Prórroga de la
Suspensión.
En el caso de los riesgos cubiertos bajo el SGSSS, si los valores recibidos de
un aportante que se encuentre en mora por concepto de cotizaciones no
resultaren suficientes para cubrir el concepto contenido en el punto 4 del artículo
53 anterior, la EPS deberá notificar al aportante tal circunstancia mediante
una cuenta de cobro, expedida dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes
a la última fecha límite para pagar las cotizaciones.
Si el aportante así
requerido no pagare las cotizaciones cobradas dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes al recibo de la cuenta de cobro, la afiliación de sus
trabajadores se mantendrá suspendida.
Artículo 59. Levantamiento de la suspensión. Cuando se haya suspendido la
afiliación en el SGSSS por falta de pago de las respectivas cotizaciones, para
levantar dicha suspensión será necesario que se pague la totalidad de aportes
obligatorios en mora, de conformidad con el parágrafo del artículo 210 de la Ley 100 de
1993. Realizado dicho pago, el período al cual el mismo
corresponda se contabilizará para efectos de los periodos de carencia. En todo caso, será
deber de las entidades promotoras de salud adelantar las labores
administrativas y ejercer las acciones que resulten procedentes conforme a la
ley a fin de garantizar un cumplido y completo recaudo de los aportes que
financian el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Parágrafo. La Entidad Promotora de Salud compensará por cada uno de los períodos
cancelados.
Artículo 60. Desafiliación. Transcurridos
seis (6) meses continuos de suspensión de la afiliación al SGSSS, ésta quedará
cancelada. La EPS deberá
informar al empleado cotizante de su posible desafiliación del Sistema General
de Seguridad Social en Salud. Esta comunicación deberá enviarse de manera
previa a la cancelación de la respectiva afiliación, mediante correo
certificado enviado a la última dirección que tenga registrada la EPS.
La EPS deberá
efectuar las respectivas compensaciones con base en el pago recibido.
Dado en Santa Fe
de Bogotá, D. C., a 28 de julio de 1999.
El Ministro de
Hacienda y Crédito Público,
El Ministro de
Trabajo y Seguridad Social,
Nota: Publicado en
el Diario Oficial 43652 de Agosto 2 de 1999.