Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Decreto 575 de 2013
(Marzo 22 de 2013)
Por el cual se modifica
la estructura de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) y se determinan las
funciones de sus dependencias.
Modificado
Por el Decreto 681 de 2017
El Presidente de la República de Colombia, en uso
de sus facultades constitucionales y legales, en especial las señaladas en el
numeral 16 del artículo 189 de la Constitución
Política, en concordancia con lo dispuesto en el artículo
54 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el Consejo Directivo de la Unidad
Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de
la Protección Social (UGPP), decidió someter a aprobación del Gobierno
Nacional, la modificación de su estructura de acuerdo con el Acta número 08 del
17 de agosto de 2012,
DECRETA:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°. Naturaleza
Jurídica. La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) es una entidad administrativa
del orden nacional con personería jurídica, autonomía administrativa y
patrimonio independiente, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 156 de la Ley 1151 de
2007.
Artículo 2°. Objeto.
En los términos establecidos por el artículo 156 de la Ley 1151 de
2007 y el Decreto Ley 169 de 2008, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) tiene por objeto
reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones económicas a
cargo de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de
Prima Media con Prestación Definida del orden nacional o de las entidades
públicas del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se
ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté
desarrollando.
Así mismo, la entidad tiene por objeto efectuar, en
coordinación con las demás entidades del Sistema de la Protección Social, las
tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y
oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección
Social, así como el cobro de las mismas.
Artículo 3°. Recursos
y patrimonio. Los recursos y el patrimonio de la Unidad
Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de
la Protección Social (UGPP) están constituidos por:
1. Las partidas ordinarias y extraordinarias
asignadas en el Presupuesto General de la Nación.
2. Los bienes que le transfiera la Nación y otras
entidades públicas del orden nacional.
3. Los recursos que reciba por la prestación de
servicios.
4. Los bienes muebles e inmuebles que adquiera o
haya adquirido a cualquier título.
5. Los demás recursos que le señale la ley.
Artículo 4°. Domicilio.
El domicilio de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) será la ciudad de
Bogotá, D. C.
Artículo 5°. Dirección
y Representación Legal. La representación legal de la Unidad
Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de
la Protección Social (UGPP) estará a cargo de un Director General designado por
el Presidente de la República, de libre nombramiento y remoción.
Artículo 6°. Funciones.
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Protección Social (UGPP) cumplirá con las siguientes
funciones:
1. Efectuar el reconocimiento de los derechos
pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas
de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del
orden nacional, causados hasta su cesación de actividades como administradoras.
2. Efectuar el reconocimiento de los derechos
pensionales de los servidores públicos que hayan cumplido el tiempo de servicio
requerido por la ley para acceder a su reconocimiento y se hubieren retirado o
desafiliado del Régimen de Prima Media con Prestación Definida sin cumplir el
requisito de edad señalado, con anterioridad a la cesación de actividades de la
administradora a la que estuviese afiliado.
3. Administrar los derechos y prestaciones que
reconocieron las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen
de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional y los que reconozca
la Unidad.
4. Efectuar el reconocimiento de los derechos
pensionales y prestaciones económicas a cargo de las entidades públicas del
orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su
liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté
desarrollando, en los términos y condiciones que se determinen en el decreto
que disponga la liquidación.
5. Administrar los derechos y prestaciones que
hayan reconocido las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en
proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa
actividad por quien la esté desarrollando y los que reconozca la Unidad en
virtud del numeral anterior, en los términos y condiciones que se determinen en
el decreto que disponga la liquidación.
6. Adelantar o asumir, cuando haya lugar, las
acciones previstas en el artículo 20 de la Ley 797 de 2003 o normas que la adicionen o modifiquen.
7. Recibir la información laboral y pensional
relativa a las entidades respecto de las cuales se asuma el reconocimiento de
derechos y prestaciones económicas.
8. Administrar el archivo de expedientes
pensionales y demás archivos necesarios para el ejercicio de sus funciones.
9. Solicitar, a las entidades que considere
necesario, la información que requiera para el reconocimiento de derechos y
prestaciones económicas.
10. Adelantar las acciones administrativas y
judiciales pertinentes en el caso en que se detecten inconsistencias en la
información laboral o pensional o en el cálculo de las prestaciones económicas
y suspender, cuando fuere necesario, los pagos e iniciar el proceso de cobro de
los mayores dineros pagados.
11. Reconocer las cuotas partes pensionales que le
correspondan y administrar las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar
reconocidas a la fecha en que se asuma por la Unidad el reconocimiento y
administración de los derechos pensionales, en los términos y condiciones que
se determinen en el decreto que disponga la liquidación de la respectiva
entidad.
12. Realizar los cálculos actuariales
correspondientes a las personas con derecho al reconocimiento por la Unidad de
Derechos Pensionales y Prestaciones Económicas o contratar la realización de
los mismos.
13. Adelantar las gestiones relacionadas con las
pensiones compartidas y realizar los trámites correspondientes para garantizar
la sustitución del pagador.
14. Administrar la nómina de pensionados de la
Unidad, coordinar el suministro de la información al Fondo de Pensiones
Públicas del Nivel Nacional (FOPEP) y efectuar las verificaciones que estime
pertinentes.
15. Desarrollar mecanismos que faciliten la
cooperación entre las instancias responsables de la administración de las
contribuciones parafiscales de la protección social.
16. Consolidar, en conjunto con las demás entidades
del Sistema, la información disponible y necesaria para la adecuada, completa y
oportuna determinación y cobro de las contribuciones de la Protección Social.
Esta información podrá ser de tipo estadístico.
17. Diseñar e implementar estrategias de
fiscalización de los aportantes del sistema, con particular énfasis en los
evasores omisos que no estén afiliados a ningún subsistema de la protección
social debiendo estarlo. Estas estrategias podrán basarse en estadísticas
elaboradas por la entidad, para cuya realización la Unidad podrá solicitar la
colaboración de otras entidades públicas y privadas especializadas en la
materia.
18. Implementar mecanismos de seguimiento y
mejoramiento de los procesos de reconocimiento pensional, determinación y cobro
de contribuciones parafiscales de la protección social que adelanten las
administradoras, incluida la definición de estándares y mejores prácticas a los
que deberán guiar dichos procesos.
19. Colaborar e informar, cuando lo estime
procedente, a las entidades y órganos de vigilancia y control del Sistema, las
irregularidades y hallazgos que conozca o del incumplimiento de estándares
definidos por la Unidad.
20. Hacer seguimiento a los procesos sancionatorios
que adelanten los órganos de vigilancia y control del Sistema de la Protección
Social en relación con la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales
de la protección social.
21. Realizar estimaciones de evasión de las
contribuciones parafiscales al Sistema de la Protección Social, para lo cual
podrá solicitar información a los particulares cuyo uso se limitará a fines
estadísticos.
22. Adelantar acciones de determinación y cobro de
las contribuciones parafiscales de la protección social de acuerdo con las
competencias establecidas en la Ley.
23. Ejercer las acciones previstas en el literal b.
del artículo 1° del Decreto 169 de 2008 y demás normas aplicables.
24. Rendir los informes que requieran los órganos
de control y demás autoridades.
25. Promover la adecuada comprensión por los
aportantes y demás entidades del Sistema de la Protección Social de las
políticas, reglas, derechos y deberes que rigen el Sistema, en lo que se
refiere a las contribuciones parafiscales de la protección social.
26. Administrar las bases de datos y en general los
sistemas de información de la entidad.
27. Ejercer la defensa judicial de los asuntos de
su competencia.
28. Sancionar a los empleadores por los
incumplimientos establecidos en los artículos 161, 204 y 210 de la Ley 100 de
1993 y en las demás que las modifiquen y adicionen.
29. Administrar el Registro Único de Aportantes
(RUA), acción que podrá ejercer en forma directa o a través de un tercero.
30. Realizar seguimiento y control sobre las
acciones de determinación de cobro, cobro persuasivo y recaudo que deban
realizar las administradoras de riesgos laborales.
31. Las demás funciones asignadas por la ley.
CAPÍTULO II
De la estructura y organización
Artículo 7°. Modificado
por el Decreto 681
de 2017, art. 3. Estructura. La Unidad Administrativa Especial de Gestión
Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), para el
desarrollo de sus funciones tendrá la siguiente estructura:
1. Consejo Directivo.
2. Dirección General.
3. Dirección Jurídica.
3. 1. Subdirección de
Defensa Judicial Pensional.
3.2. Subdirección de
Asesoría y Conceptualización Pensional.
3.3. Subdirección Jurídica
de Parafiscales.
4. Dirección de Estrategia
y Evaluación.
5. Dirección de Seguimiento
y Mejoramiento de Procesos.
6. Dirección de Pensiones.
6.1. Subdirección de
Normalización de Expedientes Pensionales.
6.2. Subdirección de
Determinación de Derechos Pensionales.
6.3. Subdirección de Nómina
de Pensionados.
7. Dirección de
Parafiscales.
7.1. Subdirección de
Integración del Sistema de Aportes Parafiscales.
7.2. Subdirección de
Determinación de Obligaciones.
7.3 Subdirección de
Cobranzas.
8. Dirección de Soporte y
Desarrollo Organizacional.
8.1. Subdirección de
Gestión Humana.
8.2. Subdirección
Administrativa.
8.3. Subdirección
Financiera.
8.4 Subdirección de Gestión
Documental.
9. Dirección de Gestión de
Tecnologías de la Información.
10. Dirección de Servicios
Integrados de Atención.
11. Órganos de Asesoría y
Coordinación”.
Texto original art. 7. Estructura.
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Protección Social (UGPP), para el desarrollo de sus
funciones tendrá la siguiente estructura:
1. Consejo Directivo.
2. Dirección General.
3. Dirección Jurídica.
3.1. Subdirección
Jurídica Pensional.
3.2. Subdirección
Jurídica de Parafiscales.
4. Dirección de
Estrategia y Evaluación.
5. Dirección de
Seguimiento y Mejoramiento de Procesos.
6. Dirección de
Pensiones.
6.1. Subdirección de
Normalización de Expedientes Pensionales.
6.2. Subdirección de
Determinación de Derechos Pensionales.
6.3. Subdirección de
Nómina de Pensionados.
7. Dirección de
Parafiscales.
7.1. Subdirección de
Integración del Sistema de Aportes Parafiscales.
7.2. Subdirección de
Determinación de Obligaciones.
7.3 Subdirección de
Cobranzas.
8. Dirección de Soporte
y Desarrollo Organizacional.
8.1. Subdirección de
Gestión Humana.
8.2. Subdirección
Administrativa.
8.3. Subdirección
Financiera.
8.4 Subdirección de
Gestión Documental.
9. Dirección de Gestión
de Tecnologías de la Información.
10. Dirección de
Servicios Integrados de Atención.
11. Órganos de Asesoría
y Coordinación.
Artículo 8°. Consejo
Directivo. Corresponde al Consejo Directivo el ejercicio de las
funciones previstas en la Ley 489 de 1998, en el Decreto 4168 del 3
de noviembre de 2011 y en las demás que las modifiquen o adicionen.
Artículo 9°. Dirección
General. Corresponde a la Dirección General desarrollar las siguientes
funciones:
1. Administrar y ejercer la representación legal de
la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Protección Social (UGPP).
2. Desarrollar y velar por el cumplimiento de las
decisiones y acuerdos del Consejo Directivo, ejecutarlas y rendir los informes
que le sean solicitados.
3. Dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar
la ejecución y cumplimiento de los objetivos, políticas, planes, programas y
proyectos inherentes al desarrollo del objeto de la Unidad Administrativa
Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección
Social (UGPP).
4. Impartir instrucciones de carácter general sobre
aspectos referentes a la planeación, dirección, organización, supervisión,
control, información y comunicación organizacional.
5. Presentar para aprobación del Consejo Directivo,
el plan estratégico de la Entidad, el plan general de expedición normativa, el
proyecto anual de presupuesto, los planes y programas que conforme a la Ley
Orgánica del Presupuesto se requieran para su incorporación a los planes sectoriales
y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo y las modificaciones de
planta de personal y estructura.
6. Definir las políticas en materia de revisión de
pensiones de prima media de su competencia y la forma como las dependencias de
la Unidad deberán ejercer las gestiones para su ejecución.
7. Impartir instrucciones de carácter general sobre
aspectos técnicos y de interpretación de las normas que rigen para el
reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas derivadas de
los mismos y la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la
protección social.
8. Ejercer las facultades disciplinarias en los
términos señalados en la ley que regula la materia y propugnar por la
prevención y represión de la corrupción administrativa.
9. Definir políticas, estrategias, planes y
acciones en materia de comunicación con beneficiarios, organismos del Estado y
público en general, que contribuyan a la claridad, transparencia y efectividad
de las acciones a su cargo.
10. Apoyar al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, en la elaboración de proyectos de ley y demás normas que contemplen
aspectos relacionados con los derechos pensionales y prestaciones económicas
derivadas de los mismos cuyo reconocimiento y administración esté a su cargo y
con las contribuciones parafiscales de la protección social.
11. Expedir los actos administrativos que se
requieran para el cumplimiento de sus funciones y decidir sobre los recursos
legales que se interpongan contra los mismos.
12. Crear y organizar los comités, grupos internos
de trabajo y órganos de asesoría y coordinación, teniendo en cuenta la
estructura, los planes y programas institucionales.
13. Suscribir convenios y contratos, ordenar los
gastos y pagos de acuerdo con el presupuesto, proponer los traslados
presupuestales que requiera la Unidad y delegar la ordenación del gasto, de
acuerdo con las normas vigentes.
14. Ejercer la facultad nominadora de los
servidores públicos de la Unidad y distribuir el personal, teniendo en cuenta
la estructura, las necesidades de servicio y los planes y programas trazados
por la Unidad.
15. Adoptar los reglamentos, el manual específico
de funciones y competencias laborales y el mapa de procesos, necesarios para el
cumplimiento de sus funciones, vigilando su ejecución así como la aplicación de
los controles definidos.
16. Constituir mandatarios y apoderados que la
representen en los asuntos judiciales y demás aspectos de carácter litigioso de
la Unidad.
17. Dirigir la implementación, mantener y mejorar
el sistema integrado de gestión institucional.
18. Dirigir las políticas de comunicaciones de la
Unidad.
19. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de
control de gestión administrativa, financiera y de resultados institucionales y
realizar las evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de acción, del
cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer las
medidas preventivas y correctivas necesarias.
20. Las demás que le sean asignadas.
Artículo 10. Modificado
por el Decreto 681
de 2017, art. 4. Dirección Jurídica. Corresponde a la
Dirección Jurídica desarrollar las siguientes funciones:
1. Preparar estrategias en
materia jurídica, para la gestión de asuntos de competencia de la Unidad.
2. Asesorar a la Dirección
General y las demás direcciones en los temas jurídicos de competencia de la
Unidad.
3. Diseñar y proponer
estrategias, planes y acciones para la participación en procesos judiciales en
los que la Unidad sea parte demandante, demandada o deba intervenir.
4. Dirigir y ejercer en
forma preferente la representación judicial y extrajudicial de la Unidad en los
procesos y actuaciones que se instauren en su contra o en los que deba promover
o intervenir.
5. Coordinar la implementación
de las políticas y estrategias para la prevención del daño antijurídico que
impacten en el reconocimiento de derechos pensionales y la determinación y
cobro de contribuciones parafiscales de la protección social.
6. Impartir directrices
para mantener la unidad de criterio en los temas jurídicos de competencia de la
Unidad.
7.
Analizar, proponer y participar en la elaboración de los proyectos normativos
que se presenten a consideración del Director General y conceptuar sobre su
viabilidad jurídica.
8. Impartir lineamientos a las diferentes dependencias de la entidad
para la elaboración del material pedagógico, didáctico o de comunicación,
relacionado con el objeto de la entidad.
9. Adoptar los lineamientos para el análisis y divulgación de los
cambios normativos y jurisprudenciales que afecten las decisiones de la Unidad.
10. Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y, en
general, las actuaciones jurídicas relacionadas con las funciones de la
Unidad, que no correspondan a otras dependencias.
11. Garantizar que los procesos a su cargo respondan a los lineamientos
establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), haciendo seguimiento al
cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
12. Participar en el proceso de identificación, medición y control de
los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y verificar
las acciones, tratamientos y controles implementados.
13. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de
la dependencia
Texto original art. 10. Dirección
Jurídica. Corresponde a la Dirección Jurídica desarrollar las siguientes
funciones:
1. Asesorar a la
Dirección General y a las demás dependencias de la entidad en la definición de
políticas, estrategias, conceptos y principios en materia jurídica, de
competencia de la unidad.
2. Desarrollar los
mecanismos conceptuales y de gestión que contribuyan a consolidar y mantener la
solidez, consistencia y oportunidad de las acciones de la Unidad que involucren
aspectos de orden jurídico.
3. Asesorar a la
Dirección General y las demás direcciones en la preparación y ejecución de
decisiones en materia legal y su defensa.
4. Asesorar a la
Dirección General y la Dirección de Parafiscales en la preparación de los convenios
de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección
social con las entidades del Sistema de la Protección Social.
5. Coordinar y dirigir
la representación judicial y extrajudicial de la Unidad en los procesos y
actuaciones que se instauren en su contra o que ella deba promover.
6. Definir, en
coordinación con la Dirección de Pensiones, los lineamientos jurídicos a tener
en cuenta para llevar a cabo la revisión de derechos o prestaciones económicas
a cargo de la Entidad, cuando se establezca que están indebidamente
reconocidos.
7. Coordinar las
intervenciones de la Unidad en las acciones constitucionales que se promuevan
en relación con asuntos de su competencia.
8. Mantener actualizada
la información relacionada con el desarrollo normativo y jurisprudencial en
temas relacionados con el reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones
económicas a su cargo y la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales
de la protección social.
9. Proyectar y revisar
jurídicamente las circulares, resoluciones y demás actos administrativos que
deba firmar el Director General.
10. Preparar los
proyectos de ley, de acuerdo con las instrucciones del Director General y en
coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
11. Garantizar que los
procesos a su cargo respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión (SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e
indicadores establecidos.
12. Participar en el
proceso de identificación, medición y control de los riesgos operativos
relacionados con los procesos a su cargo y verificar las acciones, tratamientos
y controles implementados.
13. Las demás que se le
asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 11. Subdirección
Jurídica Pensional. Corresponde a la Subdirección Jurídica Pensional
desarrollar las siguientes funciones:
1. Representar judicial y extrajudicialmente a la
Unidad en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que esta
deba promover en materia de reconocimiento y administración de derechos
pensionales y prestaciones económicas derivadas de los mismos, mediante poder o
delegación recibidos del Director Jurídico, supervisar el trámite de los mismos
y mantener actualizada la información que se requiera para su seguimiento.
2. Resolver las consultas que le sean formuladas y
en general, preparar, emitir y publicar conceptos sobre el análisis jurídico y
posición de la Unidad en lo relacionado con el reconocimiento de derechos
pensionales y prestaciones económicas derivadas de los mismos de su
competencia.
3. Impartir instrucciones para la expedición de
actos administrativos y demás actuaciones relacionadas con el reconocimiento de
pensiones y prestaciones económicas de competencia de la Unidad.
4. Impartir las instrucciones a las diferentes
dependencias de la Unidad para resolver los recursos relacionados con el
reconocimiento de pensiones y prestaciones económicas de su competencia.
5. Interponer las acciones tendientes a obtener la
revisión de derechos o prestaciones económicas a su cargo cuando se establezca
que los mismos estén indebidamente reconocidos.
6. Revisar antes de su publicación el material
pedagógico, didáctico o de comunicación que sea elaborado por las dependencias
de la Unidad, en lo relacionado con el reconocimiento de derechos pensionales y
prestaciones económicas de su competencia.
7. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
8. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
9. Las demás que se le asignen y que correspondan a
la naturaleza de la dependencia.
Artículo 12.
Modificado
por el Decreto 681
de 2017, art. 7. Corresponde
a la Subdirección Jurídica de Parafiscales desarrollar las siguientes
funciones:
1. Representar judicial y extrajudicialmente a la Unidad en los
procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que este deba promover,
salvo los atribuidos a la Dirección de Defensa Jurídica, mediante poder o
delegación recibidos del Director General o del Director Jurídico, en materia
de determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social
y mantener actualizada la información que se requiera para su seguimiento.
2. Proponer, implementar y hacer seguimiento a la política pública de
prevención del daño, las conductas y los actos antijurídicos en relación con la
determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social.
3. Realizar estudios, investigaciones y mapas de riesgos sobre las
principales causas generadoras de litigiosidad contra
la Unidad, en relación con la determinación y cobro de contribuciones parafiscales
de la protección social.
4. Resolver las consultas que le sean formuladas, así como preparar,
emitir y publicar conceptos sobre el análisis jurídico y posición de la Unidad
en lo relacionado con la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales
de la protección social, conforme los lineamientos de la Dirección Jurídica.
5. Asesorar jurídicamente a la Dirección General, a la Dirección de
Parafiscales y a sus Subdirecciones en los asuntos correspondientes a la
determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la Protección
Social.
6. Asesorar, proyectar y revisar los actos administrativos que deban
emitir la Dirección General, la Dirección de Parafiscales y sus Subdirecciones
en relación con la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la
protección social.
7. Revisar, antes de su publicación, que el material pedagógico,
didáctico o de comunicación, relacionado con la determinación y cobro de
contribuciones parafiscales de la protección social cumpla con las directrices
de la Dirección Jurídica.
8. Preparar para consideración del Director Jurídico, las propuestas de
normatividad en relación con las contribuciones parafiscales de la Protección
Social.
9. Garantizar que los procesos a su cargo respondan a los lineamientos
establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), haciendo seguimiento al
cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
10. Participar en el proceso de identificación, medición y control de
los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y verificar
las acciones, tratamientos y controles implementados.
11. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de
la dependencia
Texto original art. 12. Subdirección
Jurídica de Parafiscales. Corresponde a la Subdirección Jurídica de
Parafiscales desarrollar las siguientes funciones:
1. Representar judicial
y extrajudicialmente a la Unidad en los procesos y actuaciones que se instauren
en su contra o que esta deba promover en materia de determinación y cobro de
contribuciones parafiscales de la protección social, mediante poder o delegación
recibidos de la Dirección Jurídica; y mantener actualizada la información que
se requiera para su seguimiento.
2. Resolver las
consultas que le sean formuladas y preparar, emitir y publicar conceptos sobre
el análisis jurídico y posición de la Unidad en lo relacionado con la
determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección
social.
3. Impartir
instrucciones para la expedición de actos administrativos y demás actuaciones
relacionadas con la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de
la protección social.
4. Impartir las
instrucciones a las diferentes dependencias de la Unidad para resolver los
recursos relacionados con la determinación y cobro de contribuciones
parafiscales de la protección social.
5. Revisar, antes de su
publicación, el material pedagógico, didáctico o de comunicación que sea
elaborado por las dependencias de la Unidad, en lo relacionado con la
determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social.
6. Garantizar que los
procesos a su cargo respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión (SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e
indicadores establecidos.
7. Participar en el
proceso de identificación, medición y control de los riesgos operativos
relacionados con los procesos a su cargo y verificar las acciones, tratamientos
y controles implementados.
8. Las demás que se le
asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 13. Dirección
de Estrategia y Evaluación. Corresponde a la Dirección de Estrategia y
Evaluación desarrollar las siguientes funciones:
1. Asesorar a la Dirección General en el diseño,
implantación, seguimiento y evaluación de las políticas y estrategias de la
Unidad en los aspectos misionales, de apoyo, de desarrollo organizacional y de
asignación de recursos presupuestales.
2. Desarrollar, en coordinación con las demás
direcciones de la Unidad y para la aprobación de la Dirección General,
lineamientos estratégicos que orienten la elaboración de planes de acción de la
Unidad.
3. Desarrollar para aprobación de la Dirección
General estrategias articuladas y consistentes para el conjunto de la Unidad,
que integren los planes de acción de las distintas direcciones que la
conforman.
4. Hacer seguimiento y evaluación de la gestión de
la Unidad y proponer a la Dirección General y a las instancias pertinentes los
cambios estratégicos a que haya lugar.
5. Diseñar y realizar estudios económicos y
estadísticos en materia pensional y de contribuciones parafiscales de la
protección social que sirvan de base para la definición de estrategias de la
Unidad y para la medición de los resultados de las mismas.
6. Diseñar y ejecutar estimaciones de evasión e
incumplimiento de las contribuciones del Sistema de la Protección Social que
sirvan de base para establecer los lineamientos generales de un plan antievasión para el conjunto del Sistema.
7. Diseñar indicadores del comportamiento económico
general y sectorial que permitan orientar los procesos de toma de decisiones de
la Unidad.
8. Apoyar a las dependencias de la Unidad en la
elaboración de estudios económicos y análisis estadísticos que requieran para el
cumplimiento de sus funciones.
9. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
10. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
11. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 14. Dirección
de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos. Corresponde a la Dirección de
Seguimiento y Mejoramiento de Procesos desarrollar las siguientes funciones:
1. Desarrollar, para aprobación de la Dirección
General, estándares de los procesos internos de la Unidad relacionados con el
reconocimiento y administración de derechos pensionales y prestaciones
económicas a su cargo.
2. Desarrollar, para aprobación de la Dirección
General, estándares de los procesos de determinación y cobro de contribuciones
parafiscales de la protección social que efectúe la Unidad y las
administradoras y demás entidades del Sistema de la Protección Social.
3. Verificar y evaluar el cumplimiento de los
estándares de los procesos de reconocimiento y administración de derechos
pensionales y prestaciones económicas y determinación y cobro de contribuciones
parafiscales de la protección social.
4. Desarrollar, para aprobación de la Dirección
General, estándares de los procesos requeridos para la operación de la Entidad.
5. Comunicar a la Dirección General y a todas las
dependencias interesadas los hallazgos que resulten de la evaluación de los
procesos y que sean relevantes para el desarrollo de sus funciones.
6. Presentar informes en los que se identifiquen
los problemas más importantes y se planteen propuestas de solución en relación
con los procesos de reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones
económicas y de determinación y cobro de parafiscales.
7. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
8. Participar en el proceso de identificación, medición
y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y
verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
9. Diseñar y difundir los procesos aprobados para
el cumplimiento de las funciones de la Unidad, previa aprobación del Director.
10. Liderar el desarrollo de los estándares y
buenas prácticas de gestión de seguridad de la información de la Unidad, verificando
y evaluando el cumplimiento de los estándares a partir del monitoreo a la
efectividad de los controles, emitiendo las directrices de mejora requeridas.
11. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 15. Dirección
de Pensiones. Corresponde a la Dirección de Pensiones desarrollar las
siguientes funciones:
1. Diseñar planes de acción que orienten la gestión
de la Unidad en lo relacionado con el reconocimiento y administración de
derechos pensionales y prestaciones económicas derivadas de los mismos que
estén a cargo de la Unidad, con base en los lineamientos estratégicos aprobados
por el Consejo Directivo.
2. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento de las
políticas, estrategias y planes de acción y procesos en materia de
reconocimiento y administración de derechos pensionales, prestaciones
económicas derivadas de los mismos y liquidación de la nómina de pensionados
definidos por la Dirección General.
3. Dirigir, planear y controlar las actividades
relacionadas con la asunción de funciones de determinación y pago de
obligaciones pensionales que venían siendo desarrolladas por otras Entidades y
que de acuerdo con las normas legales vigentes, dichas funciones deban ser
asumidas por la Unidad.
4. Coordinar y dirigir las acciones tendientes a
obtener la revisión de derechos o prestaciones económicas derivadas de los
mismos a cargo de la Entidad, cuando se establezca que están indebidamente
reconocidos.
5. Consolidar y presentar los informes que se
requieran de las actividades relacionadas con el reconocimiento de derechos y
prestaciones económicas derivadas de los mismos y la administración de las
novedades de nómina a cargo de la Unidad.
6. Coordinar las labores de gestión de las
pensiones compartidas y compatibles y la realización de los trámites para
garantizar la sustitución del pagador.
7. Elaborar las proyecciones de los recursos
requeridos para el pago de la nómina con cargo al pagador para presentarlas al
Ministerio respectivo.
8. Decidir en segunda instancia sobre los recursos
que se interpongan contra el acto administrativo de reconocimiento de
prestaciones económicas o el auto de rechazo.
9. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para
gestionar el cobro de las cuotas partes por pagar o por cobrar así como de las
pensiones compartidas acorde con los lineamientos de ley.
10. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
11. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
12. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 16. Subdirección
de Normalización de Expedientes Pensionales. Corresponde a la
Subdirección de Normalización de Expedientes Pensionales desarrollar las
siguientes funciones:
1. Verificar la documentación recibida según el
tipo de la solicitud y requerir la complementación de los documentos faltantes
para conformar el expediente pensional correspondiente.
2. Comprobar la autenticidad e idoneidad de la
documentación soporte de cada solicitud.
3. Verificar y validar la información incorporada
electrónicamente al archivo pensional de la Unidad.
4. Documentar e iniciar las acciones
correspondientes para subsanar las inconsistencias encontradas en las
solicitudes de reconocimiento de derechos pensionales y novedades de nómina y
realizar el seguimiento a las medidas tomadas.
5. Proveer a la Subdirección de Nómina de
Pensionados la documentación e información requerida para la liquidación de las
novedades de nómina debidamente validada y verificada, cumpliendo con los
requisitos documentales y de seguridad establecidos por la Unidad.
6. Proveer a la Subdirección de Determinación de
Derechos Pensionales la documentación e información requerida para el
subproceso de sustanciación debidamente validada y verificada, cumpliendo con
los requisitos documentales y de seguridad establecidos por la Unidad.
7. Emitir los autos de archivo correspondientes
cuando una vez realizada al peticionario la solicitud de completitud de documentos,
no se allegue la respuesta dentro del término legal establecido.
8. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
9. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
10. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 17. Subdirección
de Determinación de Derechos Pensionales. Corresponde a la Subdirección
de Determinación de Derechos Pensionales desarrollar las siguientes funciones:
1. Estudiar y resolver las solicitudes de
reconocimiento o reliquidación de derechos pensionales, de acuerdo con las
normas aplicables para cada caso.
2. Determinar la existencia del derecho solicitado
y cuando sea procedente, realizar la respectiva liquidación.
3. Proferir las resoluciones de reconocimiento de
prestaciones económicas o el auto de rechazo cuando sea procedente.
4. Remitir los actos de reconocimiento o rechazo de
derechos pensionales o prestaciones económicas a la Dirección de Servicios
Integrados de Atención para su respectiva notificación.
5. Resolver los recursos de reposición que sean
interpuestos por el solicitante contra los actos de reconocimiento o rechazo de
derechos pensionales.
6. Informar a la Dirección de Pensiones sobre las
inconsistencias encontradas en el reconocimiento de los derechos pensionales.
7. Determinar las cuotas partes por pagar y por
cobrar, verificar la correcta liquidación de las mismas y proferir los actos administrativos
respectivos.
8. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
9. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
10. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 18. Subdirección
de Nómina de Pensionados. Corresponde a la Subdirección de Nómina de
pensionados desarrollar las siguientes funciones:
1. Hacer seguimiento al ingreso en la nómina de
pensionados de los actos administrativos de reconocimiento de derechos
pensionales que tengan efectividad en la nómina de pensionados.
2. Procesar las novedades de nómina que reciba de
la Subdirección de Normalización de Expedientes Pensionales.
3. Realizar la liquidación correspondiente y el
cálculo de los retroactivos respectivos de las novedades recibidas cuando haya
lugar a ello.
4. Producir un registro mensual de las novedades de
nómina que surjan y efectuar el cierre y verificación de cada período.
5. Revisar y validar las novedades de nómina
procesadas y reportadas en el período correspondiente aplicando los criterios
definidos.
6. Conciliar mensualmente la información reportada
por el pagador, con la información reportada al pagador relacionada con la
nómina de pensionados.
7. Reportar al pagador las novedades mensuales de
nómina.
8. Reportar y remitir a la Subdirección de
Normalización de Expedientes Pensionales inconsistencias que se identifiquen en
materia de normalización de expedientes.
9. Reportar a la Subdirección de Determinación de
Derechos Pensionales las inconsistencias presentadas en los actos
administrativos de determinación de derechos y solicitar aclaratorias cuando
haya lugar a ello.
10. Dar respuesta a las solicitudes y reclamaciones
relacionadas con la liquidación de la nómina.
11. Adelantar las acciones necesarias y generar las
alertas que permitan oportunamente la aplicación de las novedades de retiro de
la nómina de pensionados a las personas que por disposición legal o mandato
judicial se les extinga el derecho a continuar recibiendo la mesada pensional.
En el caso de las pensiones de invalidez remitirá a la Dirección de Pensiones,
la relación de aquellas respecto de las cuales se pueda solicitar la
revaluación del estado de pérdida de la capacidad laboral.
12. Hacer seguimiento a la aplicación de los
controles de la nómina de pensionados.
13. Proyectar mensualmente el valor de la nómina
del siguiente período.
14. Suministrar a la Dirección de Pensiones la
información de la nómina de pensionados que se requiera para el cálculo
actuarial.
15. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
16. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
17. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 19. Dirección
de Parafiscales. Corresponde a la Dirección de Parafiscales desarrollar
las siguientes funciones:
1. Diseñar, con base en los lineamientos
estratégicos aprobados por el Consejo Directivo y para aprobación de la
Dirección General, planes de acción que orienten la gestión de la Unidad en lo
que respecta la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la
protección social.
2. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento de la
ejecución de las políticas, estrategias, planes de acción y procesos y
actividades relacionadas con la determinación y cobro de las contribuciones
parafiscales de la protección social definidos por la Dirección General.
3. Dirigir los procedimientos relacionados con la
integración de las diferentes instancias involucradas en la determinación y
cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social.
4. Definir y establecer el plan de cobro de las
obligaciones a su cargo, así como controlar y evaluar la ejecución del mismo,
de acuerdo con las políticas establecidas por la Dirección General.
5. Establecer programas para el cobro de las
contribuciones parafiscales de la Protección Social que deberá seguir la
Subdirección de Cobranzas.
6. Desarrollar para aprobación de la Dirección
General parámetros para la celebración de convenios para la determinación y
cobro con las entidades del Sistema de la Protección Social.
7. Dirigir, controlar y presentar los informes que
se requieran de las actividades relacionadas con la determinación y cobro de
las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social que estén a su cargo.
8. Resolver los recursos de reconsideración que
sean interpuestos contra las liquidaciones oficiales que sean proferidas por la
Subdirección de Determinación de Obligaciones, en los términos establecidos en
la ley.
9. Celebrar los acuerdos de pago en los términos en
los que se haya convenido con las Administradoras o que defina la Unidad para
las obligaciones de su competencia, en concordancia con las directrices y
lineamientos establecidos por la Dirección General y de acuerdo con la
recomendación de la Subdirección de Cobranzas.
10. Promover y dirigir acciones que estimulen el
pago voluntario de las contribuciones parafiscales de la protección social.
11. Establecer condiciones y parámetros básicos que
deban ser incorporados a los acuerdos de niveles de servicio realizados con
otras dependencias de la Unidad a las cuales se deleguen funciones de
determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección
social.
12. Suscribir acuerdos de niveles de servicio con
otras dependencias de la Unidad a las que se delegue funciones de determinación
y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social.
13. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
14. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
15. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 20. Subdirección
de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales. Corresponde a la
Subdirección de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales desarrollar las
siguientes funciones:
1. Desarrollar mecanismos que faciliten la
cooperación entre las instancias responsables de la administración de las
contribuciones parafiscales de la protección social y contribuyan a hacer más
efectiva la gestión de determinación y cobro del sistema.
2. Desarrollar mecanismos de transmisión de la
información disponible sobre el estado de las obligaciones de los aportantes y
de los procesos administrativos y de vigilancia, relacionados con el pago de
las contribuciones parafiscales de la protección social que faciliten la
aplicación sistemática de los incentivos y sanciones previstas en la normativa.
3. Analizar la consistencia de la información de
las bases de datos y de los resultados con que cuente la Unidad y demás
instancias responsables de la administración de las contribuciones parafiscales
de la protección social y otras entidades que tengan a su cargo información
afín o pertinente para el desarrollo de las funciones aquí previstas y
establecer la inclusión permanente de la información que se considere necesaria
en el sistema de información de la UGPP.
4. Efectuar propuestas de modificación en la
definición, captura y procesamiento de la información de las bases de datos de
las instancias responsables de la administración de las contribuciones
parafiscales de la protección social y demás entidades que tengan a su cargo
datos afines o pertinentes para el desarrollo de sus funciones y de los
resultados que resulten de la misma.
5. Solicitar y recibir información sobre hallazgos
de evasión que realicen las entidades del Sistema de la Protección Social.
6. Comunicar la información sobre indicios de
evasión detectados por la Subdirección de Determinación de Obligaciones, a las
demás partes del Sistema de la Protección Social y demás entidades con
funciones de vigilancia, control y sanción de hechos relacionados con el pago
de las contribuciones parafiscales de la protección social.
7. Consolidar y actualizar la información de
estados de cuenta de los aportantes con procesos de determinación o cobro que
adelante la Unidad.
8. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
9. Participar en el proceso de identificación, medición
y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y
verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
10. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 21. Subdirección
de Determinación de Obligaciones. Corresponde a la Subdirección de
Determinación de Obligaciones desarrollar las siguientes funciones:
1. Adelantar las acciones e investigaciones
necesarias para verificar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con
la liquidación y pago de aportes parafiscales de la protección social.
2. Verificar la exactitud de las declaraciones de
autoliquidación y otros informes de los aportantes, cuando lo considere
necesario.
3. Adelantar de manera subsidiaria, o directamente
en el caso de omisión total, las investigaciones que estime convenientes para
establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones en materia de
contribuciones parafiscales de la protección social no declarados.
4. Solicitar de los aportantes, afiliados o
beneficiarios del Sistema de la Protección Social explicaciones sobre las
inconsistencias detectadas en la información relativa a sus obligaciones con el
Sistema.
5. Solicitar a los aportantes, afiliados o
beneficiarios del sistema la presentación de los documentos relacionados con el
cumplimiento de sus obligaciones.
6. Citar o requerir a los aportantes, afiliados y
beneficiarios del sistema o a terceros, para que rindan informes o testimonios
referidos al cumplimiento de las obligaciones de los primeros en materia de
contribuciones parafiscales de la protección social.
7. Ordenar la exhibición y examen parcial de los
libros, comprobantes y documentos, particularmente de la nómina, tanto del
aportante como de terceros.
8. Adelantar visitas de inspección y recopilar
todas las pruebas que sustenten la omisión o indebida liquidación de las
contribuciones parafiscales de la protección social.
9. Efectuar cruces de información con las
autoridades tributarias, las entidades bancarias y otras entidades que
administren información pertinente para verificar la liquidación y pago de las
contribuciones parafiscales de la protección social.
10. Proferir los requerimientos, las liquidaciones
oficiales y demás actos de determinación de las obligaciones de acuerdo con la
ley.
11. Remitir a la Subdirección de Cobranzas, o a la
entidad competente, los actos de determinación oficial e informar de los mismos
a la Subdirección de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales.
12. Generar y enviar los reportes y documentos que
sean necesarios para mantener actualizada la información de los aportantes.
13. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
14. Participar en el proceso de identificación, medición
y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y
verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
15. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 22. Subdirección
de Cobranzas. Corresponde a la Subdirección de Cobranzas desarrollar las
siguientes funciones:
1. Asesorar al Director de Parafiscales en la
celebración de los acuerdos de pago provenientes del cobro de obligaciones en
virtud de convenios suscritos con las Administradoras y los derivados del
ejercicio de su competencia subsidiaria.
2. Adelantar, los procesos de cobro persuasivo y
coactivo de las contribuciones parafiscales de la protección social y de las
demás obligaciones a cargo de la entidad, para lo cual proferirá el mandamiento
de pago y realizará las demás actuaciones que sean necesarias para el
cumplimiento de su función.
3. Llevar a cabo las diligencias necesarias para
que los deudores morosos paguen voluntariamente, sin perjuicio del cobro
coactivo.
4. Establecer el plan de cobro, así como controlar
y evaluar la ejecución del mismo, de acuerdo con las políticas establecidas por
la Unidad.
5. Intervenir en los procesos de concordato,
intervención, liquidación judicial o administrativa, quiebra, liquidación
forzosa, concurso de acreedores, liquidación de sociedades y sucesiones, para
garantizar y obtener el pago de las obligaciones cuyo cobro sea competencia de
la Unidad o respecto de las cuales haya suscrito convenios.
6. Proyectar los actos administrativos necesarios
para suscribir acuerdos de pago y procurar por el cumplimiento de las
obligaciones derivadas de los mismos, de acuerdo con los convenios suscritos al
respecto y las funciones subsidiarias que ejerce la Unidad.
7. Proyectar los actos administrativos cuando sea
procedente para declarar la extinción de las obligaciones.
8. Generar y enviar los reportes y documentos a la
Subdirección de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales que sean
necesarios para mantener actualizada la información de los aportantes.
9. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
10. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
11. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 23. Dirección
de Soporte y Desarrollo Organizacional. Corresponde a la Dirección de
Soporte y Desarrollo Organizacional desarrollar las siguientes funciones:
1. Diseñar planes de acción que orienten la gestión
de la Unidad en lo que respecta a la administración financiera el desarrollo
del talento humano, adquisición de bienes y servicios y desarrollo
organizacional de la Unidad, actualizando permanentemente los procesos que
contribuyan a la mayor eficiencia y eficacia de la Unidad, con base en los
lineamientos estratégicos aprobados por el Consejo Directivo.
2. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a la
ejecución de las políticas, estrategias y planes de acción definidos por la
Dirección General en cuanto a la administración financiera, el desarrollo y
adquisición de los recursos humanos y logísticos y la implantación de procesos
que contribuyan a la mayor eficiencia y eficacia de la Unidad.
3. Dirigir y coordinar la elaboración y aprobación
del plan anual de compras y el plan de contratación de bienes y servicios
atendiendo las necesidades de las áreas y el presupuesto asignado.
4. Diseñar y difundir los reglamentos, el manual
específico de funciones y competencias laborales, que se requieran para el
cumplimiento de las funciones de la Unidad.
5. Ordenar los gastos y pagos, dictar los actos y
celebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de la
misión, objetivos, funciones y competencias de la Unidad.
6. Implantar los mecanismos que se requieran para
la conservación y custodia de los documentos de la Unidad.
7. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
8. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
9. Las demás que se le asignen y que correspondan a
la naturaleza de la dependencia.
Artículo 24. Subdirección
de Gestión Humana. Corresponde a la Subdirección de Gestión Humana
desarrollar las siguientes funciones:
1. Elaborar el plan estratégico de Gestión Humana.
2. Formular, ejecutar y evaluar los planes y
procesos de Gestión de Ciclo Laboral, Gestión del Desarrollo del Talento
Humano, Administración del Clima, Cultura y Bienestar y Administración de
Servicios al Personal, cumpliendo con las políticas institucionales y
gubernamentales.
3. Dirigir la implementación de un sistema técnico
de evaluación de las necesidades de personal, de las cargas de trabajo y de
distribución de los cargos de la planta de personal de la entidad.
4. Elaborar los proyectos de modificación de
estructura y planta de personal y del Manual Específico de Funciones y de
Competencias Laborales de los empleos de la UGPP.
5. Responder por los procesos y trámites que en
materia de carrera administrativa deban adelantarse ante las instancias
competentes.
6. Llevar el registro de las situaciones
administrativas del personal de la UGPP, responder por el sistema de
información de Gestión Humana y expedir las respectivas certificaciones.
7. Dirigir y controlar el sistema de evaluación del
desempeño de los empleados de la UGPP.
8. Coordinar y orientar el desarrollo y
mejoramiento de convivencia, clima y cultura organizacional.
9. Ejecutar los programas de evaluación de riesgos
laborales, de salud ocupacional y de mejoramiento de la calidad de vida laboral
que sean adoptados por la entidad en cumplimiento de sus obligaciones legales.
10. Ejecutar el proceso de nómina y pago de la
misma, así como adelantar las actividades necesarias para el cumplimiento de
normas y procedimientos relacionados con la administración salarial y
prestacional de los funcionarios de la UGPP.
11. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
12. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
13. Apoyar a la Dirección Jurídica en la defensa de
los procesos laborales en los que haga parte la UGPP.
14. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 25. Subdirección
Administrativa. Corresponde a la Subdirección Administrativa desarrollar
las siguientes funciones:
1. Coordinar la elaboración y aprobación del plan
anual de compras y el plan de contratación de bienes y servicios atendiendo las
necesidades de las áreas y el presupuesto asignado.
2. Coordinar la ejecución del plan de contratación
de bienes y servicios bajo el cumplimiento de la normativa legal vigente.
3. Coordinar y adelantar la actividad contractual
de la Unidad, de conformidad con el proceso de adquisición de bienes y
servicios y en atención a la normatividad vigente.
4. Coordinar los aspectos logísticos relacionados
con la recepción de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren
en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa
actividad por quien la esté desarrollando, cuyo reconocimiento y administración
de derechos pensionales y prestaciones económicas asuma la Unidad.
5. Mantener la administración y control de los
inventarios de los bienes de propiedad de la Unidad, de conformidad con lo
establecido en el proceso de servicios generales y administración de recursos
físicos, y en atención a la normatividad vigente.
6. Coordinar y apoyar la gestión de supervisión de
contratos suscritos por la UGPP, garantizando el cumplimiento de las
obligaciones pactadas.
7. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
8. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
9. Las demás que se le asignen y que correspondan a
la naturaleza de la dependencia.
Artículo 26. Subdirección
Financiera. Corresponde a la Subdirección Financiera desarrollar las
siguientes funciones:
1. Adelantar la gestión financiera de la Unidad de
acuerdo con los lineamientos definidos por la Dirección General.
2. Administrar y controlar los sistemas presupuestal,
contables, tributario y de recaudos y pagos de la Unidad.
3. Dirigir la elaboración, ejecución y control del
plan financiero, marco fiscal y presupuesto anual de ingresos y gastos de la
Unidad y coordinar con la Dirección de Estrategia y Evaluación lo pertinente.
4. Dirigir la conformación del Sistema Único de
Información Financiera que integre y controle los registros de todas las
transacciones financieras y sus resultados.
5. Elaborar y presentar los estados financieros,
declaraciones e informes requeridos por las autoridades competentes.
6. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de la
Unidad, de acuerdo con los lineamientos definidos por la Dirección General.
7. Expedir los actos administrativos de cobro y
recaudo de los dineros adeudados a la Unidad que le correspondan.
8. Llevar a cabo el pago de las obligaciones
adquiridas con terceros y de la nómina de personal.
9. Garantizar que los procesos a su cargo respondan
a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG),
haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
10. Participar en el proceso de identificación, medición
y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su cargo y
verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
11. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 27. Subdirección
de Gestión Documental. Corresponde a la Subdirección de Gestión
Documental desarrollar las siguientes funciones:
1. Definir los lineamientos estratégicos en materia
de gestión documental que orienten la elaboración de planes de acción de la
Unidad.
2. Diseñar los planes de acción en materia de
gestión documental.
3. Recibir y administrar los expedientes
pensionales y demás documentación inherente a derechos pensionales y
prestaciones económicas derivadas de los mismos a cargo de las administradoras
exclusivas de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación
Definida del orden nacional cuyo reconocimiento y administración asuma la
Unidad.
4. Recibir y administrar los expedientes
pensionales y demás documentación inherente a derechos pensionales y
prestaciones económicas derivadas de los mismos a cargo de las entidades
públicas del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se
ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando,
cuyo reconocimiento y administración asuma la Unidad.
5. Proponer y hacer seguimiento a los lineamientos
para la organización, administración, custodia y disposición de los expedientes
relacionados con el reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones
económicas derivadas de los mismos a cargo de la Unidad.
6. Administrar el recibo, radicación y distribución
de la correspondencia y administrar el archivo de gestión de la Unidad.
7. Facilitar el proceso de consulta de la documentación
requerida e información en ella conservada.
8. Coordinar la recepción, radicación y
digitalización de las solicitudes de reconocimiento de derechos pensionales y
prestaciones económicas derivadas de los mismos a cargo de la Entidad y la
creación de los casos o solicitudes.
9. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a la
ejecución de las políticas, estrategias y planes de acción en lo que respecta a
la gestión documental.
10. Administrar el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia y administrar el archivo de gestión de la
Unidad.
11. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
12. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
13. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 28. Dirección
de Gestión de Tecnologías de la Información. Corresponde a la Dirección
de Gestión de Tecnologías de la Información, desarrollar las siguientes
funciones:
1. Diseñar, con base en los lineamientos
estratégicos aprobados por el Consejo Directivo y para aprobación de la
Dirección General, los planes de tecnología de información de la Unidad.
2. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a la
ejecución de las políticas, estrategias y planes de acción definidos por la
Dirección General en lo que respecta a la gestión de tecnologías de la
información.
3. Velar por la integridad, disponibilidad,
confidencialidad y seguridad informática de la información de la Unidad acorde
con los lineamientos y políticas establecidas.
4. Administrar, soportar, desarrollar, controlar y
brindar soporte y mantenimiento a los sistemas de información y demás recursos
tecnológicos.
5. Planear, desarrollar y mantener la
infraestructura tecnológica de la Unidad para el soporte adecuado de los
sistemas de información.
6. Desarrollar metodologías, estándares, políticas
y estrategias para el diseño, construcción y administración de los sistemas de
información y uso de los sistemas tecnológicos y apoyar su implementación
efectiva.
7. Diseñar, evaluar y ejecutar los procesos de
administración de los recursos tecnológicos de la Unidad.
8. Proponer, planear y participar en estudios sobre
las tendencias en las tecnologías de información y analizar su impacto sobre la
Unidad y los sectores de Salud y Protección Social y Trabajo.
9. Definir e implementar planes de contingencia
para los sistemas tecnológicos, así como de seguridad, custodia y acceso a la
información.
10. Participar en materia tecnológica en proyectos
del Sistema de la Protección Social focalizados en la mejora de la eficiencia y
la seguridad en la administración de la información de pensiones y
contribuciones parafiscales.
11. Apoyar a las áreas de la Unidad en la
definición de estándares en tecnologías de la información en sus procesos
administrativos y misionales.
12. Administrar el sistema general de información de
la Unidad.
13. Administrar los ambientes computacionales y las
labores de procesamiento de información.
14. Administrar y controlar los sistemas operativos
y las bases de datos, los equipos de redes y comunicaciones y los servicios de
red.
15. Administrar registros de auditoría generados
por el uso de aplicativos y servicios de red.
16. Velar por la adecuada prestación de los
servicios de soporte contratados y las garantías de los bienes adquiridos.
17. Implementar los perfiles de usuario y claves de
seguridad para uso de los servicios que conforman el portafolio de acuerdo a
los lineamientos.
18. Administrar las licencias de software y las
garantías vigentes de los bienes tecnológicos.
19. Suministrar asesoría y soporte técnico en
aplicativos, herramientas de automatización de oficinas, equipos de cómputo,
periféricos y equipos de comunicaciones de datos a los usuarios de las
diferentes dependencias.
20. Mantener actualizada la hoja de vida de equipos
de cómputo, periféricos y equipos de comunicaciones y demás elementos
tecnológicos.
21. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores establecidos.
22. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
23. Gestionar la implementación y administración de
los Centros de Cómputo a disposición de la UGPP para el funcionamiento de los
servicios Misionales y de apoyo, requeridas para la operación, garantizando su
correcta configuración, parametrización e instalación
exigidos y su puesta en producción, de acuerdo con los estándares establecidos
en tecnología de la información.
24. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 29. Dirección
de Servicios Integrados de Atención. Corresponde a la Dirección de
Servicios Integrados de Atención, desarrollar las siguientes funciones:
1. Diseñar los planes de acción en materia de
atención y servicio al ciudadano con base en los lineamientos estratégicos
aprobados por el Consejo Directivo.
2. Desarrollar para aprobación de la Dirección
General indicadores de niveles de atención y servicio.
3. Implementar el modelo de atención al
ciudadano-cliente de la UGPP, de acuerdo con las necesidades en materia de
atención y servicio, los estándares de calidad y los lineamientos estratégicos
definidos por la Dirección General.
4. Suministrar información a los usuarios de la
UGPP dentro del marco de sus derechos y deberes, conforme a la normatividad
vigente y a las políticas definidas por la Entidad de los canales de atención
implementados.
5. Administrar los canales de atención, ya sea de
manera directa o a través de terceros, de acuerdo con las políticas y
lineamientos estratégicos definidos por la Dirección General y en concordancia
con las necesidades y los acuerdos de niveles de servicio suscritos con otras
dependencias de la Unidad.
6. Asesorar a los usuarios de la UGPP de acuerdo
con sus necesidades, derechos y deberes y conforme a los productos, servicios y
protocolos fijados de manera coordinada con las demás direcciones de la Unidad.
7. Recibir, radicar y clasificar las solicitudes de
reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas derivadas de
los mismos a cargo de la UGPP.
8. Revisar los documentos soporte de las
solicitudes de reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas
derivadas de los mismos, garantizando la complementación de los datos básicos
para la creación de la solicitud.
9. Organizar, de acuerdo con los procedimientos
definidos, la documentación recibida en la Unidad por parte de los usuarios o
por parte de las dependencias internas.
10. Notificar a los interesados, en la forma
prevista en las normas vigentes, los actos administrativos expedidos por la
Unidad.
11. Notificar a los interesados, en la forma
prevista en las normas vigentes, los actos administrativos relacionados con la
determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección
social que están a cargo de la Unidad.
12. Elaborar y firmar las certificaciones de no
pensión solicitadas.
13. Recibir denuncias relacionadas con el
incumplimiento de obligaciones parafiscales y direccionarlas para su trámite al
área misional de parafiscales.
14. Gestionar las peticiones, quejas y reclamos de
acuerdo con las atribuciones de la UGPP y los términos de tiempo establecidos.
15. Administrar el sistema de información sobre la
gestión del servicio al ciudadano.
16. Hacer seguimiento al trámite que cada una de
las diferentes dependencias efectúan a las solicitudes presentadas en materia
de reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas derivadas
de los mismos y presentar informes periódicos sobre los resultados de dicho
seguimiento.
17. Hacer seguimiento al trámite que cada una de
las diferentes dependencias efectúan a los requerimientos presentados en
materia de contribuciones parafiscales de la protección social y presentar
informes periódicos sobre los resultados de dicho seguimiento.
18. Hacer seguimiento al trámite que cada una de
las diferentes dependencias efectúan a las peticiones, quejas y reclamos
realizados por los usuarios y presentar a la Dirección General informes
periódicos sobre los resultados de dicho seguimiento.
19. Realizar seguimiento y control a los operadores
de los canales de atención implementados por la UGPP.
20. Garantizar que los procesos a su cargo
respondan a los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión
SIG, haciendo seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores
establecidos.
21. Participar en el proceso de identificación,
medición y control de los riesgos operativos relacionados con los procesos a su
cargo y verificar las acciones, tratamientos y controles implementados.
22. Las demás que se le asignen y que correspondan
a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 30. Órganos
de Asesoría y Coordinación. El Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno y la Comisión de Personal se organizarán y funcionarán de
conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes.
Artículo 31. Adopción
de la nueva planta de personal. De conformidad con la estructura
prevista en el presente decreto, el Gobierno Nacional adoptará la nueva planta
de personal.
Artículo 32. Atribuciones
de los funcionarios de la planta de empleos actual. Los funcionarios de
la planta actual de la UGPP continuarán ejerciendo las funciones y atribuciones
a ellos asignadas, hasta tanto sea expedida la nueva planta de personal y sean
incorporados a la misma.
Artículo 33. Vigencia
y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga el Decreto 5021
de 2009.
Publíquese y cúmplase
Dado en Bogotá, D. C., a 22 de marzo de 2013
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
El Ministro de Hacienda y Crédito Público
Mauricio Cárdenas Santamaría
La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública
Elizabeth Rodríguez Taylor