Ministerio de Educación Nacional
Decreto 4791 de 2008
(Diciembre 19 de 2008)
Por el cual se reglamentan parcialmente
los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001 en
relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos
educativos estatales.
Adicionado
Por el Decreto 992 de 2015 y por el Decreto 4807 de 2011
El Presidente de la República de Colombia, en
ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la
Constitución
Política y los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001,
DECRETA:
Artículo 1°. Ambito de aplicación. Las normas contenidas
en el presente decreto son aplicables a las entidades territoriales y a los
establecimientos educativos estatales.
Artículo 2°. Definición.
Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley
como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a
los de personal.
Parágrafo. Con sujeción
a lo establecido en la normatividad vigente, la administración y ejecución de
estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es
autónoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios
de carácter público sometidos al control de las autoridades administrativas y
fiscales de los órdenes nacional y territorial.
Artículo 3°. Administración
del Fondo de Servicios Educativos. El rector o director rural en
coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal
administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones
otorgadas por la Ley 715
de 2001 y el presente decreto.
Parágrafo. Se entiende
por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión,
compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con
sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo
directivo.
Artículo 4°. Ordenación
del gasto. Los fondos de servicios educativos carecen de personería
jurídica. El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de
Servicios Educativos y su ejercicio no implica representación legal.
Artículo 5°. Funciones
del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, el
consejo directivo cumple las siguientes funciones:
1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar,
introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y
gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.
2. Adoptar el reglamento para el manejo de la
tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos
y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial
certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y
los responsables en la autorización de los pagos.
3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así
como los traslados presupuestales que afecten el mismo.
4. Verificar la existencia y presentación de los
estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo
con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la
Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.
5 Determinar los actos o contratos que requieran su
autorización expresa.
6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos,
formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20)
salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).
7. Aprobar la contratación de los servicios que
requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de
conformidad con la ley.
8. Autorizar al rector o director rural para la
utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos
para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente,
previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994.
9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de
Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos,
culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación
del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.
10. Verificar el cumplimiento de la publicación en
lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del
Fondo de Servicios Educativos.
Artículo 6°. Responsabilidades de los rectores o
directores rurales. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los
rectores o directores rurales son responsables de:
1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo
de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.
2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de
Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y
presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo
directivo.
3. Elaborar con la justificación correspondiente los
proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para
aprobación del consejo directivo.
4. Celebrar los contratos, suscribir los actos
administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de
Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la
respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería.
5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de
los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
6. Realizar los reportes de información financiera,
económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos
por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar
la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.
7. Suscribir junto con el contador los estados
contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y
fechas fijadas para tal fin.
8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las
autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el
informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no
comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo
en periodicidad diferente.
9. El rector o director rural de aquellos establecimientos
educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al
Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un informe sobre la
ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad
territorial.
Artículo 7°. Presupuesto
anual. Es el instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada
vigencia fiscal se programa el presupuesto de ingresos y de gastos. El de
ingresos se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos se
desagrega en funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la
inversión por proyectos.
Artículo 8°. Presupuesto
de ingresos. Contiene la totalidad de los ingresos que reciba el
establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos sujetos o
no a destinación específica. Se clasificará en grupos con sus correspondientes
ítems de ingresos de la siguiente manera:
1. Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos
públicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de
Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen por
utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio
educativo, o por la explotación de bienes y servicios.
En aquellos casos en que los ingresos operacionales
sean por la explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse con
estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de
la entidad territorial.
Cuando la explotación del bien sea eventual debe
contar con la autorización previa del consejo directivo y quien lo usa deberá
restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
2. Transferencias de recursos públicos. Son los
recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin
contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo
a través del Fondo de Servicios Educativos.
3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que se
obtienen eventualmente por concepto de recursos de balance, rendimientos financieros,
entre otros.
Parágrafo 1°. Los ingresos
operacionales del Fondo de Servicios Educativos no pueden presupuestar recursos
por concepto de créditos o préstamos.
Parágrafo 2°. Los recursos
financieros que se obtengan por el pago de derechos académicos del ciclo
complementario en las escuelas normales superiores deben ser incorporados en el
presupuesto del Fondo de Servicios Educativos como una sección presupuestal
independiente.
Artículo 9°. Presupuesto
de gastos o apropiaciones. Contiene la totalidad de los gastos, las
apropiaciones o erogaciones que requiere el establecimiento educativo estatal
para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo
Institucional demande, diferentes de los gastos de personal.
El presupuesto de gastos debe guardar estricto
equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben
entenderse como autorizaciones máximas de gasto.
Artículo 10. Ejecución
del presupuesto. La ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos
debe realizarse con sujeción a lo determinado en la Ley 715 de 2001, el
presente decreto y las disposiciones territoriales expedidas en materia
presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de
austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen.
El rector o director rural no puede asumir
compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con
disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones
imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre
apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
Parágrafo 1°. Las
transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen al Fondo de
Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector o director rural
hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo Fondo. La
entidad territorial deberá informar a cada establecimiento educativo estatal a
más tardar en el primer trimestre de cada año, el valor y las fechas que por
concepto de dichas transferencias realice, y dar estricto cumplimiento a la
información suministrada.
Parágrafo 2°. Los ingresos
obtenidos con destinación específica deben utilizarse únicamente para lo que
fueron aprobados por quien asignó el recurso.
Artículo 11. Utilización
de los recursos. Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes
conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo
Institucional:
1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento
educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y
audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de
propiedad intelectual.
2. Mantenimiento, conservación, reparación,
mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento
educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen
modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben
contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial
certificada respectiva.
3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que
deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y
servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de
labranza, cafetería, mecánico y automotor.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son
objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo,
cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón, o
cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.
5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles
necesarios para el funcionamiento del establecimiento educativo.
6. Adquisición de impresos y publicaciones.
7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía
móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial.
8. Pago de primas por seguros que se adquieran para
amparar los bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas por
la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas por la
expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como
transporte, hospedaje y manutención, cuando sean aprobados por el consejo
directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los
costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del
docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad
territorial no haya generado el pago de viáticos.
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de
semovientes y proyectos pedagógicos productivos.
11. Contratación de servicios técnicos y profesionales
prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades
diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta.
Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del
establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la
contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni
estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como
subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo
caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al
pago de acreencias laborales de ningún orden.
12. Realización de actividades pedagógicas,
científicas, deportivas y culturales para los educandos, en las cuantías
autorizadas por el consejo directivo.
13. Inscripción y participación de los educandos en
competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local,
regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.
14. Acciones de mejoramiento de la
gestión escolar y académica enmarcadas en los planes de mejoramiento
institucional.
15. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 9º.
Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada
entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la
reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.
16. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 9º.
Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población
matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte
y materiales.
17. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 9º.
Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.
18. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 9º.
Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por
los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.
19. Numeral adicionado por el Decreto 992 de 2015, artículo 1º. Afiliación y pago de aportes
al Sistema General de Riesgos Laborales de los estudiantes que se encuentran
cursando el programa de formación complementaria de las escuelas normales
superiores, en los términos establecidos por el Decreto 055 de 2015, o las
normas que lo modifiquen o sustituyan.
Parágrafo 1°. Las
adquisiciones a que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 se harán con
sujeción al programa general de compras debidamente aprobado por el consejo
directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia.
Parágrafo 2°. En las
escuelas normales superiores, los gastos que ocasione el pago de hora cátedra
para docentes del ciclo complementario deben sufragarse única y exclusivamente
con los ingresos percibidos por derechos académicos del ciclo complementario.
Artículo 12. Adiciones y
traslados presupuestales. Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté
previsto en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de
una adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo, previa
aprobación de la entidad territorial, de conformidad con el reglamento que esta
expida para tal efecto. En este acuerdo se deberá especificar el origen de los
recursos y la distribución del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos o
apropiaciones.
Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no
tenga apropiación suficiente, de existir disponibilidad presupuestal se
efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar, previa autorización
del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación específica.
Artículo 13. Prohibiciones
en la ejecución del gasto. El ordenador del gasto del Fondo de Servicios
Educativos no puede:
1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los
recursos del Fondo de Servicios Educativos.
2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la
administración de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje,
desplazamiento y demás, independientemente de la denominación que se le dé, sin
perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 11 de presente decreto.
3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del
establecimiento educativo.
4. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 10.
Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el
desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo
anterior del presente decreto.
5. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 10.
Financiar cursos preparatorios del examen del Icfes,
entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.
6. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 10.
Financiar la capacitación de funcionarios.
7. Numeral adicionado por el Decreto 4807 de 2011, artículo 10.
Financiar el pago de gastos suntuarios.
Artículo 14. Flujo de
caja. Es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los recaudos y
los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y
con los requerimientos del plan operativo.
Artículo 15. Manejo de
Tesorería. Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben y
manejan en una cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos,
establecida en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y
vigilancia de la Superintendencia Financiera, registrada en la tesorería de la
entidad territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento
educativo.
La entidad territorial certificada debe ajustar el
manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o
pagaduría del Fondo de Servicios Educativos y el perfil profesional requerido
para tal efecto. Así mismo, debe establecer el proceso para el registro de la
cuenta y determinar las condiciones de apertura y manejo de la misma, al igual
que señalar políticas de control en la administración de dichos fondos.
La función de tesorería o pagaduría del Fondo no puede
ser ejercida por el personal docente o directivo docente, y debe estar amparada
por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado
en el año inmediatamente anterior. El retiro de recursos requerirá la
concurrencia de al menos dos firmas, una de las cuales deberá ser la del rector
o director rural en su calidad de ordenador del gasto.
Artículo 16. Contabilidad.
Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar contabilidad de
acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación.
La entidad territorial certificada debe establecer las
condiciones en que se realizará el proceso operativo de preparación y
elaboración de la contabilidad del establecimiento educativo estatal.
Parágrafo. Con el fin de
optimizar el uso de los recursos, dos o más establecimientos educativos podrán
celebrar acuerdos entre sí con el fin de contratar conjuntamente los servicios
contables requeridos.
Artículo 17. Régimen de
Contratación. La celebración de contratos a que haya lugar con recursos del
Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo
dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando
supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios
mínimos legales mensuales vigentes se deben seguir los procedimientos
establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en
todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad, y
responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función
administrativa.
Parágrafo. Cuando un particular destine bienes o
servicios para provecho directo de la comunidad educativa, debe realizarse un
contrato entre este y el rector o director rural, previa autorización del
consejo directivo, en el cual se señale la destinación del bien y la
transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regirá por las normas del
Código Civil.
Si se adquieren obligaciones pecuniarias en virtud de
tales contratos, estas deben ser de tal clase que se puedan cumplir dentro de
las reglas propias de los gastos del Fondo.
Artículo 18. Control,
asesoría y apoyo. Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a
las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control
interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero,
presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.
La entidad territorial certificada debe ejercer
seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de
servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe
suministrar toda la información que le sea solicitada.
Artículo 19. Rendición
de cuentas y publicidad. Con el fin de garantizar los principios de
moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los
recursos del Fondo de Servicios Educativos el rector o director rural debe
garantizar el cumplimiento de lo siguiente:
1. Publicar en el sitio web del establecimiento
educativo, así como en un lugar visible y de fácil acceso del mismo, el informe
de ejecución de los recursos y los estados contables del Fondo de Servicios
Educativos.
2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la
entidad territorial certificada copia del acuerdo anual del presupuesto del
Fondo, numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo.
3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil
acceso la relación de los contratos y convenios celebrados durante el período
transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del
contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato.
4. A más tardar el último día de febrero de cada año y
previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública para
presentar informe de la gestión realizada con explicación de la información
financiera correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos por conveníos con
particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de
beneficiar a la comunidad educativa.
5. El rector o director rural de aquellos
establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá
presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un
informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de
esta entidad territorial.
Artículo 20. Responsabilidad
fiscal y disciplinaria. Siempre que el Estado sea condenado con ocasión de
obligaciones contraídas en contravención de lo dispuesto en la ley y el
presente decreto, la entidad territorial certificada procederá a iniciar los
proceso de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que haya lugar, y a ejercer
la acción de repetición de conformidad con la ley contra los servidores
públicos que resultaren responsables de dicha contravención o contra los
miembros del consejo directivo, cuando estos últimos no fueren servidores
públicos.
Artículo 21. Vigencia y
derogación. Este decreto rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga los Decretos 1857
de 1994 y 992 de 2002, y todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y
cúmplase.
Dado en Bogotá,
D. C., a 19 de diciembre de 2008.
ÁLVARO URIBE
VÉLEZ
El Ministro de
Hacienda y Crédito Público,
Oscar Iván Zuluaga
Escobar.
La Ministra de
Educación Nacional,
Cecilia María
Vélez White