Poder Público – Rama
Legislativa
Ley 594 de 2000
(Julio
4 de 2000)
Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Reglamentada
Por
el Decreto 106 de 2015
Desarrollada parcialmente
Por
el Decreto 29 de 2015
y por el Acuerdo
6 de 2014
Reglamentada parcialmente
Por el Acuerdo 1 de
2019, Por el Acuerdo
3 de 2015, y por el Decreto
2609 de 2012
Ver
Circular
Externa 005 de 2011 y Decreto
1469 de 2010, art. 104
El
Congreso de Colombia
DECRETA:
T I T U L O I
OBJETO, AMBITO DE APLICACION,
DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley
comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.
Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de
esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También
se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo
público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo
privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como
tal por el legislador.
Archivo
total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
Documento
de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función
archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión
documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio
documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
Soporte
documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla
de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Documento
original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4°. Principios generales. Los principios
generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a)
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional
sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia;
Por
lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de
facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
b)
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y
de la identidad nacional;
c)
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el
servicio al ciudadano;
d)
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.
Los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e)
Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la
Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo
dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución
Política;
f)
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo
las excepciones que establezca la ley;
g)
Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;
h)
Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i)
Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j)
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración
pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier
otra práctica sustitutiva;
k)
Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y
los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano. Ver Decreto
1345 de 2010, artículo 4º
T I T U L O I I
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5°. El Sistema Nacional de Archivos:
a)
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que
posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos,
promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos;
b)
Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios.
Los
archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes
generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c)
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad
normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación,
concurrencia y subsidiariedad;
d)
El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y
homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la
cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad
de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la
importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales
para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e)
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el
Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los
principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;
f)
El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de
Archivos.
Artículo 6°. De los planes y programas. Las
entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus
funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y
desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y
coordinación, así:
a)
La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b)
La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los
consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de
formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y
privadas que presten este servicio;
c)
La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d)
La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación,
de
conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
T I T U L O I I I
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
Artículo 7°. Archivos desde el punto de vista de
su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su
jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a)
Archivo General de la Nación;
b)
Archivo General del Departamento;
c)
Archivo General del Municipio;
d)
Archivo General del Distrito.
Parágrafo. El Archivo General de la nación
tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y
las incorporadas en la presente ley.
Artículo 8°. Archivos territoriales. Los archivos,
desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a)
Archivos de entidades del orden nacional;
b)
Archivos de entidades del orden departamental;
c)
Archivos de entidades del orden distrital;
d)
Archivos de entidades del orden metropolitano;
e)
Archivos de entidades del orden municipal;
f)
Archivos de entidades del orden local;
g)
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h)
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los
desarrolle.
Artículo 9°. Los archivos según la organización
del Estado.
a)
Archivos de la Rama Ejecutiva;
b)
Archivos de la Rama Legislativa;
c)
Archivos de la Rama Judicial;
d)
Archivos de los Órganos de Control;
e)
Archivos de los Organismos Autónomos.
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de
archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de
la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los
organismos autónomos será de carácter obligatorio.
T I T U L O I V
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de
los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La administración
pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de
sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La
administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes
sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento
de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es
producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público,
no son susceptibles de enajenación.
Parágrafo 1°. La administración pública podrá
contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Parágrafo 2°. Se podrá contratar la administración
de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.
Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación
establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas
naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o
administración de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos
a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos
públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de
los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad general de los
funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los
más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo
15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados
por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de
organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la
administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental
de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de
archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación
propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en
archivística, así como programas de capacitación formal y no formal,
desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del
Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de su archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
a)
Organización archivística de los documentos;
b)
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta
aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre
que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad
de la información.
Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos
y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Desarrollado por el Decreto 29 de 2015. Supresión, fusión o privatización de
entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio
o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se
privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad
territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Titulo Reglamentado
por el Decreto 2609 de 2012.
T I T U L O V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Reglamentado por el Acuerdo 3 de 2015. Programas de gestión
documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento
de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de
documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a)
Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución
a los asuntos iniciados;
b)
Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
c)
Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de
retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar
las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables,
notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General
de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención
documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias
laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas
que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación
de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
T I T U L O V I
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las
autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el
derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas
y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase
el inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La
reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su
expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad
que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo".
Artículo 29. Restricciones por razones de
conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico
manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un
sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
T I
T U L O V I I
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos administrativos. Sólo por
motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de
los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos históricos. En los
archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera
excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento
el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la
integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.
Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a)
Motivos legales;
b)
Procesos técnicos;
c)
Exposiciones culturales.
Parágrafo. Sólo el Archivo General de la Nación
autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para
exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera
del territorio nacional.
T I T U L O V I I I
Titulo Reglamentado por el Decreto
106 de 2015
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de inspección. El Archivo
General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en
cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente
ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular,
requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya
lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de
establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
Artículo 33. Organo
competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá
control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de
carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo
dispuesto en el artículo 8° de la Constitución Política, el Archivo General de
la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer
efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de
los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus
disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno
Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades
territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención
facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en
la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
a)
Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas
que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando
no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes
impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las
profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional,
departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20)
salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento;
b)
Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas
cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el
artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
c)
Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio
documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en
los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación
instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente
el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de
las sanciones patrimoniales previstas;
d)
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos
públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio
colombiano.
T I T U L O I X
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo privado. Conjunto de
documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados.
El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos
históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial
protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de
investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del
trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a
los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la
ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de archivos. Las personas
naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o
archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro
que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural,
continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán
facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de
documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin
perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos
privados de carácter histórico. Estos formará parte
del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno
Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para
los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios
anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los
organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a)
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del
Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una
multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los
documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural,
objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a
orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos
ilegalmente del territorio colombiano;
b)
Transferir-a título oneroso o gratuito– la propiedad, posesión o tenencia de
documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación.
Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo. El desconocimiento de estas
prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición
de las sanciones establecidas en la ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula
contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas
naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los
contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de
entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos,
siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se
vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la
Constitución Política.
Parágrafo. Las personas jurídicas
internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus
documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los
contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá
recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos notariales. Los protocolos
notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán
ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del
respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del
Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
T I T U L O X
DONACION, ADQUISICION Y
EXPROPIACION
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la
Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos
y legados de documentos históricos.
Artículo 45.
Reglamentado por la Acuerdo 1 de 2019, art 1. Adquisición y/o
expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés
público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los
ofreciere en venta.
Declárase
de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía
administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de
archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro
de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
T I T U L O X I
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Desarrollado por el Acuerdo 6 de 2014. Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema
integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
Artículo 47. Desarrollado por el Acuerdo 6 de 2014. Calidad de los soportes. Los
documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes
de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nación.
Parágrafo. Los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso,
deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la
preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Desarrollado por el Acuerdo 6 de 2014. Conservación de documentos
en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas
técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El
parágrafo del artículo 2° de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio".
T I T U L O X I I
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA,
DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACION
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional
establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o
instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio
documental del país, así como a los autores de estudios históricos
significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes
primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
T I
T U L O X I I I
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control.
La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República
prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la
Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Artículo 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley
rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.
El Presidente del honorable
Senado de la República,
Miguel Pinedo Vidal.
El Secretario General del
honorable Senado de la República,
Manuel Enríquez Rosero.
La Presidenta de la honorable
Cámara de Representantes,
Nancy Patricia Gutiérrez
Castañeda.
El Secretario General de la
honorable Cámara de Representantes,
Gustavo Bustamante Moratto.
REPUBLICA DE COLOMBIA-
GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.
C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y
Crédito Público,
Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura,
Juan Luis Mejía Arango.